Ett no-show uppstår när ett mötesrum är bokat men ingen använder det. Det kan bero på ett inställt möte, en bortglömd återkommande bokning eller deltagare som valt att träffas digitalt. Bokningen ligger kvar och andra kan inte lita på kalenderöversikten.
Börja med tydliga avbokningsrutiner. Om problemet kvarstår kan bekräftelse vid mötets start och regler för att frigöra rum vara nästa steg. Bestäm alltid hur ni hanterar förseningar och pauser innan en automatisk regel tas i bruk.
Håll avbokningar och återkommande möten uppdaterade
Kom överens om att mötesarrangören avbokar eller korrigerar bokningen när lokalen inte ska användas. För återkommande möten bör arrangören regelbundet kontrollera om alla kommande möten fortfarande är aktuella och om det valda rummet fortfarande behövs.
Kontrollera att ändringen syns i rummets bokningsöversikt. Ett meddelande till deltagarna är inte detsamma som en uppdaterad bokning. Klargör också vem som tar över ansvaret om arrangören är frånvarande.
Välj hur ett möte ska bekräftas
En bokning visar att någon har planerat att använda rummet. Incheckning eller registrerad aktivitet kan ge ytterligare information om mötet har börjat. Metoderna kräver olika rutiner och utrustning.
Incheckning vid dörren
En mötesrumsskärm eller QR-kod kan vara en del av en lösning där deltagarna bekräftar mötet vid ankomst. Kom överens om vem som ska göra det och hur nya medarbetare och gäster ska meddelas om rutinen.
Registrering med sensorer
En sensor kan ingå i registreringen av hur rummet används. Klargör vad den valda sensorn registrerar och hur signalen används i bokningsreglerna. Ett rum kan också vara tillfälligt tomt för att mötesdeltagarna tar paus.
Bestäm en tidsgräns innan rummet frigörs
Det finns ingen tidsgräns som passar alla arbetsplatser. Se på era möten: Hur ofta kommer deltagarna lite senare? Har ni långa workshoppar med pauser? Vem kan hjälpa till om en bekräftelse inte fungerar?
Som ett tänkt exempel kan ett team prova en bekräftelsefrist på tio minuter. Det är en inställning att testa, inte en rekommendation till alla. Testa vad som händer vid förseningar och hur deltagarna kan se om bokningen fortfarande gäller.
Låt inte en medarbetare ta över ett rum bara för att det ser tomt ut. Kontrollera aktuell bokningsstatus och följ den överenskomna rutinen för att frigöra och boka rummet.
Så här kan MyDesk stödja rutinen
Med MyDesk mötesrumsbokning kan automatisk frigöring ställas in med incheckning via en mötesrumsskärm, QR-kod eller sensor. Metod, tidsgräns och regler bestäms vid installationen. Skärmar och sensorer kan vara tillval av hårdvara.
Välj den metod som medarbetarna kan använda i vardagen. En enkel, förstådd rutin är en bättre utgångspunkt än regler som ingen vet att de måste följa.
Kontrollera effekten efter de första veckorna
Se både på oanvända bokningar och på möten som felaktigt förlorat sina rum. Fråga arrangörer och reception om tidsgränsen är tydlig och om vissa rum eller möten behöver andra regler.
Om ni använder bokningsdata eller sensordata ska ni skilja på planerad och registrerad användning i bedömningen. Läs vår översikt över kontorssensorer för mer om skillnaden, och se guiden till planering av mötesrum för det övergripande arbetsflödet.
Checklista inför det första försöket
- Utse någon ansvarig för avbokningar och återkommande bokningar.
- Välj bekräftelsemetod och förklara den för medarbetarna.
- Bestäm tidsgräns, hantering av förseningar och hur ni får hjälp vid fel.
- Testa reglerna i ett begränsat antal rum.
- Följ upp både frigjorda bokningar och fel innan ni utökar försöket.