Un no-show se produit lorsqu’une salle est réservée, mais que personne ne l’utilise. Cela peut venir d’une réunion annulée, d’une réservation récurrente oubliée ou de participants qui ont choisi de se réunir en ligne. La réservation reste en place et le calendrier ne donne plus une vue fiable aux autres.
Commencez par des procédures d’annulation claires. Si le problème persiste, la confirmation au début de la réunion et des règles de libération peuvent être l’étape suivante. Convenez du traitement des retards et des pauses avant d’activer une règle automatique.
Tenez les annulations et les réunions récurrentes à jour
Convenez que l’organisateur annule ou modifie la réservation lorsque la salle n’est plus nécessaire. Pour les réunions récurrentes, il doit vérifier régulièrement si chaque prochaine réunion reste utile et si la salle choisie est toujours nécessaire.
Vérifiez que la modification apparaît dans le planning de la salle. Un message aux participants ne remplace pas une réservation mise à jour. Précisez aussi qui prend le relais en l’absence de l’organisateur.
Choisissez comment une réunion doit être confirmée
Une réservation indique que quelqu’un prévoit d’utiliser la salle. La confirmation d’arrivée ou l’activité détectée peuvent apporter des informations supplémentaires sur le début de la réunion. Les méthodes nécessitent des procédures et des équipements différents.
Confirmation à l’entrée
Un écran de salle ou un QR code peut faire partie d’une solution permettant aux participants de confirmer leur réunion à l’arrivée. Convenez de qui s’en charge et de la manière d’expliquer la procédure aux nouveaux employés et aux visiteurs.
Suivi de l’utilisation par capteurs
Un capteur peut participer au suivi de l’utilisation. Précisez ce que détecte le capteur choisi et comment le signal intervient dans les règles de réservation. Une salle peut aussi être vide temporairement parce que les participants font une pause.
Fixez un délai avant de libérer la salle
Aucun délai ne convient à toutes les entreprises. Examinez vos réunions : les participants arrivent-ils parfois en retard ? Organisez-vous de longs ateliers avec des pauses ? Qui peut aider si la confirmation ne fonctionne pas ?
À titre d’exemple, une équipe pourrait tester un délai de confirmation de dix minutes. C’est un réglage à essayer, pas une recommandation universelle. Testez ce qui se passe en cas de retard et comment les participants peuvent vérifier que leur réservation est toujours valable.
Ne prenez pas possession d’une salle simplement parce qu’elle semble vide. Vérifiez l’état actuel de la réservation et suivez la procédure convenue pour libérer et réserver la salle.
Comment MyDesk peut accompagner cette procédure
Avec réservation de salles avec MyDesk la libération automatique peut être configurée avec une confirmation sur un écran de salle, un QR code ou un capteur. La méthode, le délai et les règles sont convenus lors de la configuration. Les écrans et les capteurs peuvent être des équipements supplémentaires en option.
Choisissez une méthode utilisable au quotidien. Une procédure simple et bien comprise est un meilleur point de départ que des règles dont personne ne connaît l’existence.
Faites le bilan après les premières semaines
Examinez les réservations inutilisées, mais aussi les réunions dont la salle a été libérée par erreur. Demandez aux organisateurs et à l’accueil si le délai est clair et si certaines salles ou réunions nécessitent des règles différentes.
Si vous utilisez des données de réservation ou des données de capteurs, vous devez séparer l'utilisation planifiée et enregistrée dans l'évaluation. Lisez notre aperçu des capteurs de bureau pour comprendre la différence, et consultez le guide de planification des salles de réunion pour le flux de travail global.
Liste de contrôle pour le premier test
- Nommez une personne responsable des annulations et des réservations récurrentes.
- Choisissez la méthode de confirmation et expliquez-la aux employés.
- Définissez le délai, la gestion des retards et l’aide disponible en cas d’erreur.
- Testez les règles dans un nombre limité de salles.
- Analysez les réservations libérées et les erreurs avant d’étendre le test.