Sie kommen ins Büro, um eine Aufgabe zu besprechen. Ihr engster Kollege arbeitet zu Hause, und das Projektteam kommt erst am nächsten Tag. Alle haben sich an ihre eigenen Pläne gehalten, aber die gemeinsame Zeit, für die Sie ins Büro gekommen sind, fehlt.
Ein Wochenplan kann gemeinsame Treffen erleichtern. Er muss nicht umfangreich sein, sollte aber zeigen, warum Sie ins Büro kommen, wer dabei ist und was bei Änderungen geschieht.
1. Wählen Sie die Aufgaben aus, bevor Sie die Tage auswählen
Schauen Sie sich die Arbeit der kommenden Woche an. Welche Aufgaben werden Sie gemeinsam in einem Raum lösen? Dabei kann es sich um den Start eines Projekts, die Schulung eines neuen Kollegen oder die Überprüfung eines Entwurfs handeln. Lassen Sie die spezifischen Aufgaben bestimmen, wer anwesend sein muss.
Einige Teams profitieren von einem festen gemeinsamen Tag. Andere treffen sich zu bestimmten Projekten. Wählen Sie einen passenden Rhythmus und klären Sie auch den Bedarf an konzentrierter Arbeit, die Arbeitszeiten und individuelle Bedürfnisse.
2. Vereinbaren Sie eine Frist und einen Ort für den Plan
Legen Sie fest, bis wann der Plan für die nächste Woche stehen soll, zum Beispiel am Donnerstagnachmittag. Tragen Sie ihn in den gemeinsamen Kalender oder Kanal ein, den Sie bereits nutzen. Benennen Sie eine Person, die offene Absprachen klärt.
Unterscheiden Sie zwischen einem vorläufigen Plan und einem vereinbarten Bürotag. Andernfalls könnte es sein, dass Kollegen einen Sitzplatz buchen oder den Transport auf der falschen Grundlage planen.
3. Finden Sie passende Arbeitsplätze
Prüfen Sie die Kapazität, bevor das gesamte Team denselben Tag wählt. Brauchen Sie benachbarte Arbeitsplätze, einen Besprechungsraum oder einen ruhigen Bereich? Ein freier Stuhl ist nicht immer ein geeigneter Arbeitsplatz für die jeweilige Aufgabe.
Mit MyDesk Schreibtischbuchung können Mitarbeiter freie Arbeitsplätze auf Grundrissen sehen und in der Nähe von Kollegen buchen. Setzen Sie damit den Plan des Teams um und beachten Sie die Regeln für Ihre Bereiche und Arbeitsplätze.
4. Planen Sie Änderungen und die Teilnahme von zu Hause ein
Vereinbaren Sie, wie Änderungen an einem Bürotag mitgeteilt werden. Geben Sie einen reservierten Arbeitsplatz frei, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen. Wenn eine wichtige Person absagt, prüfen Sie, ob die gemeinsame Aktivität weiterhin sinnvoll ist.
Soll jemand von zu Hause aus teilnehmen, sollte die Einladung einen Videolink und eine klare Agenda enthalten. Teilen Sie das Material vorab und stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer am Bildschirm auch sprechen können.
Ein Beispiel für einen einfachen Wochenplan
Ein Projektteam wählt Dienstag für die Besprechung eines Prototyps. Bis Donnerstag der Vorwoche bestätigen die Teilnehmer ihre Anwesenheit. Das Team bucht geeignete Arbeitsplätze und einen Besprechungsraum. Änderungen werden im Projektkanal mitgeteilt. Der Kollege, der von zu Hause teilnimmt, erhält ebenfalls die Unterlagen.
Das Beispiel ist ein möglicher Ablauf, den Sie an Ihre Arbeitswoche anpassen können. Entscheidend ist, dass der Plan dabei hilft, die Aufgabe gemeinsam zu lösen.
Nach den ersten Wochen gemeinsam Bilanz ziehen
Fragen Sie das Team, ob die gemeinsamen Tage die gewünschte Zeit miteinander ermöglicht haben. Waren die richtigen Personen da? Waren die Arbeitsplätze geeignet? Ließ sich der Plan leicht ändern? Passen Sie den Rhythmus anhand der Antworten an.
Lesen Sie auch unseren Überblick über hybrides Arbeiten zu den übergreifenden Absprachen für Büro und Homeoffice. Ein guter Wochenplan setzt diese Absprachen im Alltag um.