Valet mellan fasta och delade skrivbord bör utgå från arbetsdagen. En medarbetare med särskild utrustning kan behöva en bestämd plats, medan en projektgrupp främst kan behöva sitta tillsammans de dagar den träffas.
Hela kontoret behöver alltså inte följa samma modell. Klargör först vilka platser som kan delas och vilka behov som kräver en fast lösning. Bestäm sedan hur medarbetarna ska hitta en lämplig arbetsplats.
Tre modeller att jämföra
Fasta platser
Varje medarbetare har en egen arbetsplats. Det ger en välbekant placering och möjlighet att lämna personlig utrustning. Platsen är däremot inte automatiskt tillgänglig för andra när medarbetaren är borta. Kom överens separat om en fast plats får användas vid frånvaro.
Hot desking
I den här guiden använder vi hot desking för platser som inte är tilldelade bestämda medarbetare. Man väljer en ledig och lämplig plats för arbetsdagen. Det kräver tydliga överenskommelser om bokning, utrustning, ordning och förvaring av personliga saker.
En blandad modell
Vissa platser är fasta, medan andra delas. Ett team kan ha ett gemensamt område utan att varje medarbetare har ett eget skrivbord. Desk sharing används ofta som samlingsnamn för delade platser. Beskriv därför era konkreta regler i stället för att bara välja ett namn.
Fyra frågor innan ni ändrar inredningen
- Vem behöver särskild utrustning eller en viss inställning av arbetsplatsen? Klargör behoven med berörda medarbetare innan platser blir gemensamma.
- När är de flesta på kontoret samtidigt? Titta på de hektiska dagarna och de enskilda områdena, inte bara genomsnittet för hela veckan.
- Vilka uppgifter kräver lugn och vilka kräver samarbete? Arbetsplatsens läge och omgivning kan vara lika avgörande som om stolen är ledig.
- Hur hittar kollegor varandra? Bestäm hur teamet planerar gemensamma dagar och väljer platser nära varandra.
Ett exempel: samma team, olika behov
Ett team kan välja fasta platser för roller med utrustning som är svår att flytta och låta resten av området vara gemensamt. När teamet träffas bokar deltagarna lämpliga platser i närheten. Exemplet visar en möjlig lösning, inte en rekommenderad fördelning mellan fasta och delade skrivbord.
Testa modellen i ett område först
Bestäm en provperiod, en kontaktperson och tydliga regler för bokning och avbokning. Se till att medarbetarna vet var de kan förvara sina saker och vad de gör om den bokade platsen inte passar uppgiften.
Följ upp om medarbetarna hittade lämpliga platser, om teamet kunde sitta tillsammans och om särskilda behov blev tillgodosedda. Använd svaren för att anpassa modellen innan ni ändrar fler områden. Delade skrivbord visar inte i sig att kontoret klarar sig med färre platser.
Använd bokning för att göra överenskommelserna konkreta
Med MyDesk skrivbordsbokning kan medarbetare se lediga platser på planritningar och välja en plats nära kollegor. Lösningen kan anpassas till fasta och flexibla områden samt era bokningsregler. Den konkreta konfigurationen ska följa den kontorsmodell ni har valt.
Se även vår guide till skrivbordsbokning för den dagliga rutinen och vägledning för gemensamma kontorsdagar för planering i teamet.