Ga uit van de werkdag wanneer jullie kiezen tussen vaste en gedeelde bureaus. Iemand met speciale apparatuur heeft misschien een bepaalde plek nodig, terwijl een projectteam vooral bij elkaar wil zitten op gezamenlijke dagen.
Niet het hele kantoor hoeft dus hetzelfde model te volgen. Bepaal eerst welke werkplekken gedeeld kunnen worden en welke behoeften een vaste oplossing vragen. Beslis daarna hoe medewerkers een geschikte plek vinden.
Drie modellen om te vergelijken
Vaste werkplekken
Iedere medewerker heeft een eigen werkplek. Die biedt een vertrouwde plek waar persoonlijke apparatuur kan blijven staan. Bij afwezigheid is de plek niet automatisch beschikbaar voor anderen. Spreek apart af of een vaste werkplek dan gebruikt mag worden.
Hotdesking
In deze gids betekent hotdesking dat werkplekken niet aan bepaalde medewerkers zijn toegewezen. Je kiest voor je werkdag een vrije, geschikte plek. Dat vraagt om duidelijke afspraken over reserveren, apparatuur, opruimen en het opbergen van persoonlijke spullen.
Een gemengd model
Sommige werkplekken zijn vast toegewezen, andere worden gedeeld. Een team kan een gezamenlijke zone hebben zonder dat iedereen een eigen bureau heeft. Desksharing wordt vaak gebruikt als verzamelnaam voor gedeelde werkplekken. Beschrijf daarom jullie concrete regels in plaats van alleen een naam te kiezen.
Vier vragen voordat jullie de inrichting veranderen
- Wie heeft speciale apparatuur of een bepaalde werkplekinstelling nodig? Bespreek de behoeften met de betrokken medewerkers voordat de plekken gedeeld worden.
- Wanneer zijn de meeste mensen tegelijkertijd op kantoor? Kijk naar de drukke dagen en de afzonderlijke gebieden, niet alleen naar het gemiddelde van de hele week.
- Welke taken vragen om rust en welke om samenwerking? De ligging en omgeving van een werkplek kunnen net zo belangrijk zijn als een vrije stoel.
- Hoe vinden collega’s elkaar? Spreek af hoe het team gezamenlijke kantoordagen plant en werkplekken bij elkaar kiest.
Een voorbeeld: hetzelfde team, verschillende behoeften
Een team kan vaste werkplekken toewijzen aan functies met apparatuur die moeilijk te verplaatsen is en de rest van de zone delen. Als het team samenkomt, reserveren de deelnemers geschikte plekken bij elkaar. Dit is een mogelijke indeling, geen aanbevolen verhouding tussen vaste en gedeelde bureaus.
Test het model eerst in één zone
Spreek een proefperiode, een contactpersoon en duidelijke regels voor reserveren en annuleren af. Zorg dat medewerkers weten waar ze hun spullen kunnen bewaren en wat ze doen als de geboekte werkplek niet bij de taak past.
Ga na of medewerkers geschikte werkplekken vonden, het team bij elkaar kon zitten en individuele behoeften werden vervuld. Pas het model aan op basis van de antwoorden voordat jullie meer zones veranderen. Gedeelde bureaus bewijzen op zichzelf niet dat het kantoor met minder werkplekken toe kan.
Gebruik reserveringen om de afspraken concreet te maken
Met MyDesk werkplekreservering kunnen medewerkers beschikbare werkplekken op plattegronden zien en een plek bij collega’s kiezen. De oplossing kan worden aangepast aan vaste en flexibele zones en jullie reserveringsregels. De inrichting moet aansluiten op het gekozen kantoormodel.
Zie ook onze gids voor werkplekreservering voor de dagelijkse routine en gids voor gezamenlijke kantoordagen voor de planning in het team.