Partid de la jornada de trabajo para elegir entre escritorios fijos y compartidos. Un empleado con equipos especiales puede necesitar un puesto concreto, mientras que un equipo de proyecto quizá necesite sobre todo sentarse junto los días que se reúne.
Por tanto, no toda la oficina tiene que seguir el mismo modelo. Aclarad primero qué puestos se pueden compartir y qué necesidades requieren una solución fija. Después, decidid cómo encontrarán los empleados un puesto adecuado.
Tres modelos para comparar
Puestos fijos
Cada empleado tiene su propio puesto. Ofrece una ubicación conocida y permite dejar los equipos personales. Sin embargo, no queda automáticamente disponible para otros cuando la persona está ausente. Acordad por separado si se puede utilizar durante su ausencia.
Hot desking
En esta guía, hot desking se refiere a puestos que no están asignados a empleados concretos. Cada persona elige uno disponible y adecuado para su jornada. Hace falta acordar las reservas, el equipo, el orden y el almacenamiento de objetos personales.
Un modelo mixto
Algunos puestos son fijos y otros se comparten. Un equipo puede tener una zona común sin que cada empleado tenga su propio escritorio. Desk sharing suele usarse como término general para los puestos compartidos. Por eso, describid vuestras reglas concretas en lugar de limitaros a elegir un nombre.
Cuatro preguntas antes de cambiar la distribución
- ¿Quién necesita equipos especiales o una configuración concreta del puesto? Aclarad las necesidades con los empleados afectados antes de compartir los puestos.
- ¿Cuándo hay más personas a la vez en la oficina? Revisad los días de mayor actividad y cada zona, no solo el promedio semanal.
- ¿Qué tareas necesitan tranquilidad y cuáles requieren colaboración? La ubicación y el entorno del puesto pueden importar tanto como que haya una silla libre.
- ¿Cómo se encontrarán los compañeros? Acordad cómo planificará el equipo los días compartidos y elegirá puestos cercanos.
Un ejemplo: mismo equipo, diferentes necesidades
Un equipo puede asignar puestos fijos a funciones que utilizan equipos difíciles de mover y compartir el resto de la zona. Cuando se reúne, los participantes reservan puestos adecuados cerca. Es un ejemplo de distribución, no una proporción recomendada entre escritorios fijos y compartidos.
Probad primero el modelo en una zona
Acordad un periodo de prueba, una persona de contacto y normas claras de reserva y cancelación. Aseguraos de que los empleados sepan dónde guardar sus cosas y qué hacer si el puesto reservado no es adecuado para la tarea.
Comprobad si los empleados encontraron puestos adecuados, si el equipo pudo sentarse junto y si se atendieron las necesidades individuales. Utilizad las respuestas para ajustar el modelo antes de cambiar otras zonas. Compartir escritorios no demuestra por sí solo que la oficina pueda funcionar con menos puestos.
Utilizad las reservas para poner los acuerdos en práctica
Con Reserva de puestos con MyDesk los empleados pueden ver los puestos disponibles en los planos y elegir uno cerca de sus compañeros. La solución se adapta a zonas fijas y flexibles y a vuestras normas de reserva. La configuración debe corresponder al modelo de oficina elegido.
Consulta también nuestro guía de reserva de puestos para la rutina diaria y guía para los días compartidos en la oficina para la planificación en el equipo.