Pour choisir entre bureaux fixes et partagés, partez de la journée de travail. Une personne utilisant un équipement particulier peut avoir besoin d’un poste précis. Une équipe de projet peut surtout avoir besoin de s’installer ensemble les jours où elle se réunit.
Tout le bureau ne doit donc pas suivre le même modèle. Précisez d’abord quels postes peuvent être partagés et quels besoins nécessitent une solution fixe. Décidez ensuite comment les employés trouveront un poste adapté.
Trois modèles à comparer
Postes attitrés
Chaque employé dispose de son propre poste. Cela offre un emplacement familier où laisser son matériel personnel. Le poste n’est toutefois pas automatiquement disponible pour les autres en son absence. Convenez séparément de son utilisation éventuelle pendant les absences.
Hot desking
Dans ce guide, le hot desking désigne des postes qui ne sont pas attribués à des employés précis. Chacun choisit un poste libre et adapté pour sa journée. Cela nécessite des accords clairs sur la réservation, les équipements, le rangement et le stockage des affaires personnelles.
Un modèle mixte
Certains postes sont attitrés, d’autres sont partagés. Une équipe peut disposer d’une zone commune sans que chaque personne ait son propre bureau. Desk sharing sert souvent de terme général pour les postes partagés. Décrivez donc vos règles concrètes plutôt que de vous limiter à une appellation.
Quatre questions avant de modifier l’aménagement
- Qui a besoin d’un équipement particulier ou d’un réglage précis du poste ? Clarifiez les besoins avec les employés concernés avant de partager les postes.
- Quand y a-t-il le plus de personnes présentes en même temps ? Examinez les journées chargées et chaque zone, pas seulement la moyenne hebdomadaire.
- Quelles tâches demandent du calme et lesquelles nécessitent de collaborer ? L’emplacement et l’environnement du poste peuvent compter autant que la disponibilité d’une chaise.
- Comment les collègues se retrouvent-ils ? Convenez de la manière dont l’équipe planifie les journées communes et choisit des postes proches.
Un exemple : même équipe, besoins différents
Une équipe peut attribuer des postes fixes aux fonctions utilisant du matériel difficile à déplacer et partager le reste de la zone. Lorsqu’elle se réunit, les participants réservent des postes adaptés à proximité. C’est un exemple d’aménagement, pas une proportion recommandée de bureaux fixes et partagés.
Testez d'abord le modèle dans une zone
Convenez d’une période d’essai, d’un interlocuteur et de règles claires pour les réservations et les annulations. Assurez-vous que les employés savent où ranger leurs affaires et quoi faire si le poste réservé ne convient pas à leur tâche.
Vérifiez si les employés ont trouvé des postes adaptés, si l’équipe a pu s’installer ensemble et si les besoins particuliers ont été satisfaits. Ajustez le modèle selon les réponses avant de modifier d’autres zones. Des bureaux partagés ne prouvent pas, à eux seuls, que moins de postes suffisent.
Utilisez les réservations pour mettre les accords en pratique
Avec Réservation de postes avec MyDesk les employés peuvent voir les postes disponibles sur les plans et choisir un poste près de leurs collègues. La solution s’adapte aux zones fixes et flexibles ainsi qu’à vos règles de réservation. La configuration doit correspondre au modèle choisi pour vos bureaux.
Consultez aussi notre guide de réservation de postes pour la routine quotidienne et guide des journées communes au bureau pour la planification dans l'équipe.