Valget mellom faste og felles skrivebord bør starte med arbeidsdagen. En ansatt med spesialutstyr kan ha behov for en bestemt plass, mens et prosjektteam primært kan ha behov for å sitte sammen de dagene de møtes.
Hele kontoret trenger derfor ikke følge samme modell. Avklar først hvilke plasser som kan deles, og hvilke behov som krever en fast løsning. Bestem deretter hvordan medarbeiderne skal finne en egnet plass.
Tre modeller å sammenligne
Faste plasser
Hver medarbeider har sin egen arbeidsplass. Det gir en kjent plassering og mulighet til å la personlig utstyr stå. Plassen er likevel ikke automatisk tilgjengelig for andre når medarbeideren er borte. Avtal særskilt om en fast plass kan brukes ved fravær.
Hot desking
I denne guiden bruker vi hot desking om plasser som ikke tilhører bestemte medarbeidere. Man velger en ledig og egnet plass for arbeidsdagen. Det krever klare avtaler om reservasjon, utstyr, rydding og oppbevaring av personlige ting.
En blandet modell
Noen plasser er faste, mens andre deles. Et team kan ha et felles område uten at hver medarbeider har sitt eget skrivebord. Desk sharing brukes ofte som en samlebetegnelse for delte plasser. Beskriv derfor de konkrete reglene deres fremfor bare å velge et navn.
Fire spørsmål før du endrer innredningen
- Hvem trenger spesielt utstyr eller bestemte innstillinger av arbeidsplassen? Avklar behovene med de berørte medarbeiderne før plassene blir felles.
- Når er flest på kontoret samtidig? Se på de travle dagene og de enkelte områdene, ikke bare gjennomsnittet for hele uken.
- Hvilke oppgaver krever ro, og hvilke krever samarbeid? Plasseringen og omgivelsene kan være like avgjørende som om stolen er ledig.
- Hvordan finner kolleger hverandre? Avtal hvordan teamet planlegger felles dager og velger plasser nær hverandre.
Et eksempel: samme team, forskjellige behov
Et team kan velge faste plasser for roller med utstyr som er vanskelig å flytte, og la resten av området være felles. Når teamet møtes, reserverer deltakerne egnede plasser i nærheten. Eksempelet er en mulig løsning, ikke en anbefalt fordeling mellom faste og delte skrivebord.
Test modellen i ett område først
Avtal en prøveperiode, en kontaktperson og klare regler for booking og avlysning. Sørg for at medarbeiderne vet hvor de kan oppbevare tingene sine, og hva de gjør hvis den bookede plassen ikke passer til oppgaven.
Følg opp om medarbeiderne fant egnede plasser, om teamet kunne sitte sammen, og om særlige behov ble dekket. Bruk svarene til å justere modellen før dere endrer flere områder. Delte skrivebord er ikke i seg selv dokumentasjon på at kontoret klarer seg med færre plasser.
Bruk booking for å konkretisere avtalene
Med MyDesk skrivebordsbooking kan medarbeidere se ledige plasser på plantegninger og velge en plass nær kolleger. Løsningen kan tilpasses faste og fleksible områder og bookingreglene deres. Det konkrete oppsettet skal følge kontormodellen dere har valgt.
Se også vår guide til skrivebordsbooking for den daglige rutinen og veiledning for felles kontordager for planlegging i teamet.