Valget mellem faste og fælles skriveborde bør starte med arbejdsdagen. En medarbejder med særligt udstyr kan have brug for en bestemt plads, mens et projektteam måske først og fremmest har brug for at sidde sammen på de dage, hvor de mødes.
Derfor behøver hele kontoret ikke følge samme model. Afklar først, hvilke pladser der kan deles, og hvilke behov der kræver en fast løsning. Beslut derefter, hvordan medarbejderne finder en egnet plads.
Tre modeller at sammenligne
Faste pladser
Hver medarbejder har sin egen arbejdsplads. Det giver en kendt placering og mulighed for at lade personligt udstyr stå. Til gengæld er pladsen ikke automatisk til rådighed for andre, når medarbejderen er væk. Aftal særskilt, hvis en fast plads må bruges ved fravær.
Hot desking
I denne guide bruger vi hot desking om pladser, som ikke tilhører bestemte medarbejdere. Man vælger en ledig, egnet plads til arbejdsdagen. Det kræver tydelige aftaler om reservation, udstyr, oprydning og opbevaring af personlige ting.
En blandet model
Nogle pladser er faste, mens andre deles. Et team kan have et fælles område uden, at hver medarbejder har sit eget bord. Desk sharing bruges ofte som fælles betegnelse for delte pladser; beskriv derfor jeres konkrete regler frem for kun at vælge et navn.
Fire spørgsmål, før I ændrer indretningen
- Hvem har brug for særligt udstyr eller en bestemt indstilling af arbejdspladsen? Afklar behovene med de berørte medarbejdere, før pladser gøres fælles.
- Hvornår er flest på kontoret samtidig? Se på de travle dage og de enkelte områder, ikke kun gennemsnittet for hele ugen.
- Hvilke opgaver kræver ro, og hvilke kræver samarbejde? Pladsens placering og omgivelser kan være lige så afgørende som, om stolen er ledig.
- Hvordan finder kolleger hinanden? Aftal, hvordan teamet planlægger fælles dage og vælger pladser tæt på hinanden.
Et eksempel: samme team, forskellige behov
Et team kan vælge faste pladser til funktioner med udstyr, der er besværligt at flytte, og lade resten af området være fælles. Når teamet mødes, reserverer deltagerne egnede pladser i nærheden. Eksemplet er en mulig indretning, ikke en anbefalet fordeling mellem faste og fælles borde.
Afprøv modellen i ét område først
Aftal en prøveperiode, en kontaktperson og klare regler for booking og aflysning. Sørg for, at medarbejderne ved, hvor de kan lægge deres ting, og hvad de gør, hvis den bookede plads ikke passer til opgaven.
Følg op på, om medarbejderne kunne finde passende pladser, om teamet kunne sidde sammen, og om særlige behov blev dækket. Brug svarene til at justere modellen, før I ændrer flere områder. Delte borde er ikke i sig selv dokumentation for, at kontoret kan klare sig med færre pladser.
Brug booking til at gøre aftalerne konkrete
Med MyDesk skrivebordsbooking kan medarbejdere se ledige pladser på plantegninger og vælge en plads tæt på kolleger. Løsningen kan tilpasses faste og fleksible områder samt jeres bookingregler. Den konkrete opsætning skal følge den kontormodel, I har valgt.
Se også vores guide til skrivebordsbooking for den daglige rutine og vejledning til fælles kontordage for planlægningen i teamet.