Die Gästeliste bei einer verantwortlichen Person bündeln
Kommen mehrere Gäste zu derselben Besprechung oder Veranstaltung, sollten Gastgeber und Empfang dieselbe aktuelle Liste nutzen. Benennen Sie eine Person, die Korrekturen sammelt, und vereinbaren Sie, wann der Empfang die Liste benötigt. Die Frist muss zur Besetzung und Veranstaltung passen, statt ein willkürlicher Standard zu sein.
Prüfen Sie Besuchsdatum, Standort, erwartete Ankunft und internen Gastgeber. Erfassen Sie die in Ihrer Konfiguration erforderlichen Gästedaten und vermeiden Sie parallele Kopien, die verschiedene Kollegen getrennt ändern.
Den Import vor dem Besuch prüfen
MyDesk unterstützt den Import einer Gästeliste und die Voranmeldung mehrerer Gäste zu einer Besprechung oder Veranstaltung. Klären Sie das aktuelle Dateiformat und die erforderlichen Felder Ihrer Lösung, bevor der Gastgeber die Datei erstellt. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Tabellenkalkulationsdatei direkt eingelesen werden kann.
Prüfen Sie die Einträge nach dem Import: Stimmen Anzahl und Namen mit der freigegebenen Liste überein und sind Datum, Standort und Gastgeber korrekt? Untersuchen Sie fehlende oder doppelte Gäste. Importieren Sie nicht die gesamte Liste erneut, um einzelne Angaben zu korrigieren, ohne vorher das Verhalten Ihrer Konfiguration zu prüfen.
Aufgaben bei gemeinsamer Ankunft verteilen
- Vereinbaren Sie, wer bei Registrierung und gegebenenfalls Besucherausweisen hilft.
- Vereinbaren Sie, wer die Gruppe empfängt und wer bei Abwesenheit übernimmt.
- Wählen Sie einen klaren Treffpunkt und eine Kontaktperson für später eintreffende Gäste.
Ein vorangemeldeter Gast wird erwartet, ist aber nicht unbedingt angekommen. Folgen Sie Ihrem tatsächlichen Check-in-Ablauf und prüfen Sie den Eintrag bei Ankunft. Markieren Sie nicht die ganze Gruppe als anwesend, nur weil die erste Person eingetroffen ist.
Änderungen bearbeiten und den Überblick behalten
Kommt jemand, der nicht auf der Liste steht, klären Sie den Besuch mit dem Gastgeber und folgen Sie dem internen Registrierungsablauf. Bei Namensänderung oder Absage prüft die verantwortliche Person den betreffenden Eintrag, damit alte und neue Version nicht verwechselt werden.
Eine geänderte Gästezahl aktualisiert nicht automatisch alle zugehörigen Absprachen. Bestimmen Sie, wer Raum, Bewirtung und weitere Bestellungen bei geänderter Gruppengröße prüft. Vereinbaren Sie auch, wie eine verspätete Person den Weg findet, wenn die übrige Gruppe bereits weitergegangen ist.
Den Ablauf mit Empfang und Gastgeber erproben
Gehen Sie vor einer größeren Veranstaltung einen kleinen Testbesuch durch. Testen Sie eine Listenänderung, einen nicht registrierten Gast und eine späte Ankunft. Prüfen Sie, was Empfang und Gastgeber sehen und wie Nachrichten in Ihrer Konfiguration behandelt werden.
Planen Sie auch den Abschluss: Wer hilft beim Auschecken und der Kartenrückgabe, wenn Gäste zu unterschiedlichen Zeiten gehen? Die Endzeit des gemeinsamen Termins ist für sich genommen keine erfasste Abreise aller Personen. Nutzen Sie den Test für eine kurze gemeinsame Anleitung, der auch die nächste zuständige Person folgen kann.
Entdecken Sie Gruppenbesuche mit der MyDesk-Gästeregistrierung.
Nutzen Sie die Anleitung zur Voranmeldung von Gästen vor der Ankunft.
Lesen Sie, wie Sie Besuche abschließen und die Gästeliste aktuell halten.