Saml gæstelisten hos én ansvarlig
Når flere gæster kommer til samme møde eller arrangement, skal vært og reception arbejde ud fra den samme opdaterede liste. Udpeg én ansvarlig for at samle rettelser og aftal, hvornår receptionen skal have listen. En frist skal passe til jeres bemanding og arrangement, ikke være en tilfældig standard.
Kontrollér besøgsdato, lokation, forventet ankomst og den interne vært. Medtag de gæsteoplysninger, jeres opsætning kræver, og undgå parallelle kopier, hvor forskellige kolleger retter hver sin version.
Kontrollér importen før besøget
MyDesk understøtter import af en gæsteliste og præregistrering af flere gæster til et møde eller arrangement. Afklar det aktuelle filformat og de nødvendige felter i jeres løsning, før værten udarbejder filen. Antag ikke, at en vilkårlig regnearksfil kan læses direkte.
Gennemgå registreringerne efter importen: Stemmer antal og navne med den godkendte liste, og er dato, lokation og vært korrekte? Undersøg manglende eller gentagne gæster. Importér ikke hele listen igen for at rette enkelte ændringer uden først at kontrollere, hvordan jeres opsætning håndterer det.
Fordel opgaverne ved samlet ankomst
- Aftal hvem der hjælper med registrering og eventuelle gæstekort.
- Aftal hvem der møder gruppen, og hvem der overtager ved fravær.
- Vælg et tydeligt mødested og en kontakt for gæster, der ankommer senere.
En præregistreret gæst er forventet, men ikke nødvendigvis ankommet. Følg jeres faktiske check-in-rutine, og kontrollér registreringen ved ankomst. Markér ikke hele gruppen som til stede, blot fordi den første deltager er kommet.
Håndtér ændringer uden at miste overblikket
Kommer der en person, som ikke står på listen, så afklar besøget med værten og følg den lokale registreringsrutine. Ved en navneændring eller aflysning skal den ansvarlige kontrollere den relevante registrering, så en gammel og en ny version ikke forveksles.
Et ændret gæsteantal ændrer ikke i sig selv alle følgeaftaler. Udpeg den, der kontrollerer lokale, forplejning og andre bestillinger, hvis gruppens størrelse ændrer sig. Aftal også, hvordan en sen deltager finder frem, efter resten af gruppen er gået videre.
Afprøv forløbet med reception og vært
Gennemgå et lille testbesøg før et større arrangement. Prøv en rettelse til listen, en gæst uden registrering og en sen ankomst. Kontrollér, hvad receptionen og værten kan se, og hvordan beskeder håndteres i jeres opsætning.
Planlæg også afslutningen: Hvem hjælper med udtjekning og kortretur, hvis deltagerne går på forskellige tidspunkter? Et fælles mødes sluttid er ikke i sig selv en registreret afrejse for alle. Brug afprøvningen til en kort fælles instruktion, som den næste kollega kan følge.
Se mulighederne for gruppebesøg med MyDesk gæsteregistrering.