Samle gjestelisten hos én ansvarlig
Når flere gjester kommer til samme møte eller arrangement, må verten og resepsjonen bruke den samme oppdaterte listen. Utpek én ansvarlig for å samle rettelser og avtal når resepsjonen trenger listen. Fristen må passe til bemanningen og arrangementet, ikke være en tilfeldig standard.
Kontroller besøksdato, lokasjon, forventet ankomst og intern vert. Ta med gjesteopplysningene oppsettet krever, og unngå parallelle kopier som ulike kolleger endrer hver for seg.
Kontroller importen før besøket
MyDesk støtter import av en gjesteliste og forhåndsregistrering av flere gjester til et møte eller arrangement. Avklar gjeldende filformat og nødvendige felt i løsningen før verten lager filen. Ikke anta at en hvilken som helst regnearkfil kan leses direkte.
Gå gjennom registreringene etter importen: stemmer antall og navn med den godkjente listen, og er dato, lokasjon og vert riktige? Undersøk manglende eller doble gjester. Ikke importer hele listen igjen for å rette enkelte endringer uten først å kontrollere hvordan oppsettet håndterer det.
Fordel oppgavene ved samlet ankomst
- Avtal hvem som hjelper med registrering og eventuelle gjestekort.
- Avtal hvem som møter gruppen og hvem som overtar ved fravær.
- Velg et tydelig møtested og en kontakt for gjester som kommer senere.
En forhåndsregistrert gjest er forventet, men har ikke nødvendigvis kommet. Følg den faktiske innsjekkingsrutinen og kontroller registreringen ved ankomst. Ikke marker hele gruppen som til stede bare fordi den første deltakeren har kommet.
Håndter endringer uten å miste oversikten
Kommer det noen som ikke står på listen, avklar besøket med verten og følg den lokale registreringsrutinen. Ved navneendring eller avlysning må den ansvarlige kontrollere den aktuelle registreringen slik at gammel og ny versjon ikke forveksles.
Et endret gjesteantall oppdaterer ikke i seg selv alle tilknyttede avtaler. Utpek den som kontrollerer lokale, servering og andre bestillinger hvis gruppens størrelse endres. Avtal også hvordan en sen deltaker finner frem etter at resten av gruppen har gått videre.
Prøv forløpet med resepsjonen og verten
Gå gjennom et lite testbesøk før et større arrangement. Prøv en rettelse i listen, en gjest uten registrering og en sen ankomst. Kontroller hva resepsjonen og verten kan se og hvordan meldinger håndteres i oppsettet.
Planlegg også avslutningen: hvem hjelper med utsjekking og kortretur hvis deltakerne går på ulike tidspunkter? Møtets sluttid er ikke i seg selv en registrert avreise for alle. Bruk utprøvingen til en kort felles instruks som neste kollega kan følge.
Se mulighetene for gruppebesøk med MyDesk gjesteregistrering.
Bruk veiledningen til å forhåndsregistrere gjester før ankomst.