Asigna la lista de visitantes a una persona responsable
Cuando varios visitantes acuden a la misma reunión o evento, anfitrión y recepción deben usar la misma lista actualizada. Designa a una persona para reunir las correcciones y acuerda cuándo necesita recepción la lista. El plazo debe ajustarse al personal disponible y al evento, no ser una norma arbitraria.
Comprueba fecha de visita, ubicación, llegada prevista y anfitrión interno. Incluye los datos exigidos por vuestra configuración y evita copias paralelas que distintos compañeros modifiquen por separado.
Comprueba la importación antes de la visita
MyDesk permite importar una lista de visitantes y prerregistrar a varias personas para una reunión o evento. Confirma el formato de archivo actual y los campos necesarios en vuestra solución antes de que el anfitrión prepare el archivo. No supongas que puede importarse directamente cualquier hoja de cálculo.
Revisa los registros tras importar: ¿coinciden cantidad y nombres con la lista aprobada y son correctos fecha, ubicación y anfitrión? Investiga visitantes que falten o estén duplicados. No vuelvas a importar toda la lista para corregir cambios individuales sin comprobar antes cómo lo gestiona vuestra configuración.
Reparte las tareas para la llegada del grupo
- Acuerda quién ayudará con el registro y las posibles tarjetas de visitante.
- Acuerda quién recibirá al grupo y quién le sustituirá si falta.
- Elige un punto de encuentro claro y un contacto para quienes lleguen más tarde.
Un visitante prerregistrado está previsto, pero no necesariamente ha llegado. Sigue vuestro proceso real de registro de entrada y comprueba el registro al llegar. No marques a todo el grupo como presente solo porque haya llegado el primer participante.
Gestiona cambios sin perder el control
Si llega alguien que no figura en la lista, confirma la visita con el anfitrión y sigue el procedimiento local de registro. Ante un cambio de nombre o una cancelación, la persona responsable debe comprobar el registro correspondiente para no confundir una versión antigua con una nueva.
Cambiar el número de visitantes no actualiza por sí solo todos los acuerdos relacionados. Designa quién revisará sala, catering y otros pedidos si cambia el tamaño del grupo. Acuerda también cómo encontrará el lugar una persona que llegue tarde, cuando el resto del grupo ya se haya desplazado.
Prueba el proceso con recepción y el anfitrión
Repasa una visita de prueba pequeña antes de un evento mayor. Prueba una corrección de la lista, un visitante sin registro y una llegada tardía. Comprueba qué pueden ver recepción y el anfitrión y cómo se gestionan los mensajes en vuestra configuración.
Planifica también el final: ¿quién ayuda con el registro de salida y la devolución de tarjetas si los participantes se marchan a distintas horas? La hora de fin de la reunión no es por sí sola una salida registrada de todos. Usa la prueba para crear unas instrucciones comunes breves que pueda seguir el siguiente compañero.
Descubre las visitas en grupo con el registro de visitantes de MyDesk.
Usa la guía para prerregistrar visitantes antes de su llegada.
Lee cómo finalizar visitas y mantener actualizada la lista de visitantes.