Laat één verantwoordelijke de bezoekerslijst beheren
Als meerdere bezoekers voor dezelfde vergadering of hetzelfde evenement komen, gebruiken gastheer en receptie dezelfde bijgewerkte lijst. Wijs één persoon aan die correcties verzamelt en spreek af wanneer de receptie de lijst nodig heeft. De deadline moet passen bij de personeelsbezetting en het evenement, in plaats van een willekeurige standaard te zijn.
Controleer bezoekdatum, locatie, verwachte aankomst en interne gastheer. Neem de bezoekersgegevens op die jullie inrichting vereist en vermijd parallelle kopieën die verschillende collega’s apart aanpassen.
Controleer de import vóór het bezoek
MyDesk ondersteunt het importeren van een bezoekerslijst en het vooraf registreren van meerdere bezoekers voor een vergadering of evenement. Controleer het actuele bestandsformaat en de vereiste velden in jullie oplossing voordat de gastheer het bestand maakt. Ga er niet van uit dat elk spreadsheet direct kan worden ingelezen.
Bekijk de registraties na de import: komen aantal en namen overeen met de goedgekeurde lijst en kloppen datum, locatie en gastheer? Onderzoek ontbrekende of dubbele bezoekers. Importeer niet de hele lijst opnieuw voor losse correcties zonder eerst te controleren hoe jullie inrichting daarmee omgaat.
Verdeel de taken bij gezamenlijke aankomst
- Spreek af wie helpt met registratie en eventuele bezoekerspassen.
- Spreek af wie de groep ontvangt en wie bij afwezigheid overneemt.
- Kies een duidelijke ontmoetingsplek en een contact voor bezoekers die later aankomen.
Een vooraf geregistreerde bezoeker wordt verwacht, maar is niet noodzakelijk al aangekomen. Volg jullie feitelijke incheckprocedure en controleer de registratie bij aankomst. Markeer niet de hele groep als aanwezig omdat de eerste deelnemer is aangekomen.
Verwerk wijzigingen en behoud het overzicht
Komt er iemand die niet op de lijst staat, stem het bezoek dan af met de gastheer en volg de lokale registratieprocedure. Bij een naamswijziging of annulering controleert de verantwoordelijke de betreffende registratie zodat oude en nieuwe versies niet worden verward.
Een gewijzigd bezoekersaantal werkt op zichzelf niet alle bijbehorende afspraken bij. Wijs aan wie ruimte, catering en andere bestellingen controleert als de groepsgrootte verandert. Spreek ook af hoe een late deelnemer de weg vindt als de rest van de groep al verder is gegaan.
Test het verloop met de receptie en de gastheer
Doorloop een klein testbezoek vóór een groter evenement. Probeer een correctie op de lijst, een bezoeker zonder registratie en een late aankomst. Controleer wat receptie en gastheer kunnen zien en hoe berichten in jullie inrichting worden afgehandeld.
Plan ook de afronding: wie helpt met uitchecken en het inleveren van passen als deelnemers op verschillende tijden vertrekken? De eindtijd van de vergadering is op zichzelf geen geregistreerd vertrek van iedereen. Gebruik de proef voor een korte gezamenlijke instructie die de volgende collega kan volgen.
Bekijk groepsbezoek met de bezoekersregistratie van MyDesk.
Gebruik de handleiding om bezoekers vóór aankomst te registreren.
Lees over het afronden van bezoeken en het bijhouden van de bezoekerslijst.