Confiez la liste des visiteurs à une personne responsable
Lorsque plusieurs visiteurs viennent à la même réunion ou au même événement, l’hôte et l’accueil doivent utiliser la même liste à jour. Désignez une personne pour réunir les corrections et convenez du moment où l’accueil doit recevoir la liste. Le délai doit correspondre aux effectifs et à l’événement, plutôt qu’à une norme arbitraire.
Vérifiez la date, le lieu, l’arrivée prévue et l’hôte interne. Incluez les informations requises par votre configuration et évitez les copies parallèles que différents collègues modifient séparément.
Vérifiez l’import avant la visite
MyDesk permet d’importer une liste de visiteurs et de préinscrire plusieurs personnes à une réunion ou à un événement. Confirmez le format de fichier actuel et les champs requis dans votre solution avant que l’hôte prépare le fichier. Ne supposez pas que n’importe quel tableur peut être importé directement.
Examinez les enregistrements après l’import : le nombre et les noms correspondent-ils à la liste approuvée, et la date, le lieu et l’hôte sont-ils corrects ? Recherchez les visiteurs manquants ou en double. Ne réimportez pas toute la liste pour corriger quelques changements sans vérifier d’abord le comportement de votre configuration.
Répartissez les tâches lors de l’arrivée du groupe
- Convenez de la personne qui aidera à l’enregistrement et aux éventuels badges visiteurs.
- Convenez de la personne qui accueillera le groupe et de son remplaçant en cas d’absence.
- Choisissez un point de rendez-vous clair et un contact pour les visiteurs arrivant plus tard.
Un visiteur préinscrit est attendu, mais n’est pas nécessairement arrivé. Suivez votre procédure réelle d’enregistrement à l’arrivée et vérifiez l’enregistrement. Ne marquez pas tout le groupe comme présent simplement parce que le premier participant est arrivé.
Gérez les changements sans perdre le fil
Si une personne absente de la liste arrive, confirmez sa visite avec l’hôte et suivez la procédure locale d’enregistrement. En cas de changement de nom ou d’annulation, le responsable doit vérifier l’enregistrement concerné pour éviter de confondre ancienne et nouvelle version.
Un changement du nombre de visiteurs ne met pas à jour à lui seul tous les arrangements associés. Désignez la personne qui vérifiera salle, restauration et autres commandes si la taille du groupe change. Définissez aussi comment un participant tardif trouvera son chemin après le départ du reste du groupe vers le lieu de réunion.
Testez le parcours avec l’accueil et l’hôte
Parcourez une petite visite d’essai avant un événement plus important. Testez une correction de liste, un visiteur non enregistré et une arrivée tardive. Vérifiez ce que l’accueil et l’hôte peuvent voir et comment les messages sont traités dans votre configuration.
Prévoyez aussi la fin de la visite : qui aide à enregistrer les départs et récupérer les badges si les participants partent à des moments différents ? L’heure de fin de la réunion n’est pas à elle seule un départ enregistré pour tous. Utilisez l’essai pour rédiger une courte consigne commune que le collègue suivant pourra appliquer.
Découvrez les visites de groupe avec l’enregistrement des visiteurs MyDesk.
Utilisez le guide pour préinscrire les visiteurs avant leur arrivée.
Lisez comment clôturer les visites et tenir la liste des visiteurs à jour.