Låt en person ansvara för besökslistan
När flera besökare kommer till samma möte eller evenemang ska värden och receptionen arbeta utifrån samma uppdaterade lista. Utse en ansvarig som samlar rättelser och bestäm när receptionen behöver listan. Tidsfristen ska passa bemanningen och evenemanget, inte vara en godtycklig standard.
Kontrollera besöksdatum, plats, förväntad ankomst och intern värd. Ta med de besöksuppgifter er konfiguration kräver och undvik parallella kopior som olika kollegor ändrar var för sig.
Kontrollera importen före besöket
MyDesk stöder import av en besökslista och förregistrering av flera besökare till ett möte eller evenemang. Stäm av aktuellt filformat och nödvändiga fält i er lösning innan värden förbereder filen. Utgå inte från att vilket kalkylblad som helst kan läsas in direkt.
Granska registreringarna efter importen: stämmer antal och namn med den godkända listan och är datum, plats och värd korrekta? Undersök saknade eller dubbla besökare. Importera inte hela listan igen för att rätta enstaka ändringar utan att först kontrollera hur er konfiguration hanterar det.
Fördela uppgifterna när gruppen anländer
- Bestäm vem som hjälper till med registrering och eventuella besökskort.
- Bestäm vem som möter gruppen och vem som tar över vid frånvaro.
- Välj en tydlig mötesplats och en kontakt för besökare som kommer senare.
En förregistrerad besökare är väntad men har inte nödvändigtvis anlänt. Följ er faktiska incheckningsrutin och kontrollera registreringen vid ankomsten. Markera inte hela gruppen som närvarande bara för att den första deltagaren har kommit.
Hantera ändringar utan att tappa överblicken
Om någon kommer som inte finns på listan, stäm av besöket med värden och följ den lokala registreringsrutinen. Vid namnändring eller avbokning ska den ansvariga kontrollera den aktuella registreringen så att en gammal och en ny version inte förväxlas.
Ett ändrat besöksantal uppdaterar inte i sig alla tillhörande arrangemang. Utse den som kontrollerar lokal, förtäring och andra beställningar om gruppens storlek ändras. Bestäm också hur en sen deltagare hittar rätt när resten av gruppen har gått vidare.
Testa förloppet med receptionen och värden
Gå igenom ett litet testbesök före ett större evenemang. Prova en rättelse i listan, en oregistrerad besökare och en sen ankomst. Kontrollera vad receptionen och värden kan se och hur meddelanden hanteras i er konfiguration.
Planera även avslutningen: vem hjälper till med utcheckning och kortretur om deltagarna går vid olika tidpunkter? Mötets sluttid är inte i sig en registrerad avresa för alla. Använd testet till en kort gemensam instruktion som nästa kollega kan följa.
Se möjligheterna för gruppbesök med MyDesk besöksregistrering.