Tras el registro, alguien debe recibir a la visita
Aunque la recepción no tenga personal permanente, la persona que llega debe saber dónde empieza su visita y quién la ayudará. Una pantalla puede registrar la llegada, pero no asumir todas las tareas del anfitrión. Acuerde una rutina de acogida que funcione también cuando este esté ocupado.
Reparta tres tareas antes de la visita
- El anfitrión prepara la visita, comprueba el lugar de encuentro y recibe al invitado.
- Un sustituto acordado ayudará si el anfitrión llega tarde, está ausente o no responde.
- Una persona responsable del funcionamiento diario mantiene las instrucciones de la entrada y ayuda ante fallos de pantalla o conexión.
Un mismo equipo puede asumir todas las funciones, pero las responsabilidades deben estar claras. Anote cómo contactar y cuándo debe intervenir la persona suplente. Un buzón compartido solo ayuda si alguien lo supervisa durante el horario acordado.
Explique qué debe hacer la persona que llega
Recorra el trayecto desde la entrada hasta el punto de encuentro con alguien que no conozca el edificio. ¿Puede encontrar la pantalla, seleccionar a su anfitrión y saber dónde esperar? Indique una forma de contacto acordada si no puede completar el registro. Evite instrucciones que requieran acceso a los sistemas internos del personal.
En MyDesk se puede preparar una visita antes de la llegada. Al registrarse la llegada, el anfitrión puede recibir un correo electrónico; los SMS se pueden activar como complemento. Compruebe la configuración concreta y los datos de los destinatarios: registrar una llegada no confirma por sí solo que el anfitrión haya visto el aviso.
Un ejemplo: el anfitrión todavía está en una reunión
La visita llega a tiempo y registra su llegada. El anfitrión no puede abandonar la reunión en curso. La vía de contacto acordada debe permitir pedir ayuda sin depender de que el anfitrión mire su teléfono. La persona suplente puede recibir a la visita o indicar dónde y cuánto tiempo debe esperar.
Describa este procedimiento y pruébelo con los compañeros implicados. No dé por hecho que la persona suplente recibe automáticamente el mismo aviso que el anfitrión. Cualquier reenvío u otra notificación debe acordarse y probarse por separado.
Pruebe las excepciones antes de dejar la recepción sin personal
- La persona llega sin cita o no encuentra a su anfitrión.
- El anfitrión está ausente, enfermo o ha cambiado la información de contacto.
- La pantalla o la conexión no funcionan y hace falta otra vía de contacto.
- Al terminar la visita, la persona debe saber cómo registrar su salida y qué hacer con su tarjeta de visitante, si la tiene.
Acuerde también quién revisa el estado de las visitas al final del día. La vista general refleja los registros: las salidas no registradas deben gestionarse según el procedimiento acordado. Aclare el acceso al edificio por separado del registro de la visita.
Haga una visita de prueba para comprobar todo el recorrido: invitación, llegada, aviso, acogida y salida. Anote dónde se necesita ayuda y revise las instrucciones con quienes se encargan de recibir a las visitas.
Consulte las opciones de registro de visitantes de MyDesk.
Utilice la lista de comprobación para invitar a visitas.
Vea las pantallas y los soportes para el registro de visitantes.