Etter registreringen må gjesten tas imot
Når resepsjonen ikke er fast bemannet, må gjesten fortsatt vite hvor besøket begynner og hvem som skal hjelpe. En innsjekkingsskjerm kan registrere ankomst, men den kan ikke overta alle vertens oppgaver. Avtal derfor en mottaksrutine som også fungerer når verten er opptatt.
Fordel tre oppgaver før besøket
- Verten forbereder besøket, sjekker møteplassen og tar imot gjesten.
- En avtalt stedfortreder hjelper hvis verten er forsinket, fraværende eller ikke svarer.
- En driftsansvarlig holder instruksjonene ved inngangen oppdatert og hjelper ved feil på skjerm eller forbindelse.
Samme team kan ha alle rollene, men ansvaret må være tydelig. Skriv ned kontaktveien og avtal når stedfortrederen skal overta. En felles postkasse hjelper bare hvis noen følger med på den i det avtalte tidsrommet.
Gjør det klart hva gjesten må gjøre
Gå fra inngangen til møtestedet med noen som ikke kjenner bygget. Finner gjesten skjermen, kan vedkommende velge verten sin og se hvor man skal vente? Vis en avtalt kontaktmulighet dersom registreringen ikke kan fullføres. Unngå instruksjoner som krever tilgang til de ansattes interne systemer.
I MyDesk kan et besøk forberedes før ankomst. Ved innsjekking kan verten få en e-post, og SMS kan aktiveres som et tillegg. Kontroller deres konkrete oppsett og mottakernes opplysninger; en registrert ankomst bekrefter ikke i seg selv at verten har sett meldingen.
Et eksempel: verten er fortsatt i et møte
Gjesten kommer til avtalt tid og sjekker inn. Verten kan ikke forlate møtet som pågår. Den avtalte kontaktveien skal da gi gjesten hjelp uten at ventetiden avhenger av om verten tilfeldigvis ser på telefonen. Stedfortrederen kan ta imot eller gi en konkret beskjed om hvor og hvor lenge gjesten skal vente.
Beskriv dette som en arbeidsflyt og test den med de involverte kollegene. Ikke anta at en stedfortreder automatisk får samme varsel som verten. Eventuell videresending eller annen varsling må avklares og testes særskilt.
Test unntakene før resepsjonen blir ubemannet
- Gjesten kommer uten avtale eller finner ikke verten sin.
- Verten har fri, er syk eller har endret kontaktopplysninger.
- Skjermen eller forbindelsen virker ikke, og gjesten trenger en annen kontaktvei.
- Besøket avsluttes og gjesten må vite hvordan utsjekking og eventuelt gjestekort håndteres.
Avtal også hvem som kontrollerer besøksstatus ved dagens slutt. Gjesteoversikten følger registreringene; manglende utsjekking må håndteres etter deres rutine. Avklar adgang til bygget separat fra registreringen av besøket.
Bruk et prøvebesøk for å sjekke hele prosessen: invitasjon, ankomst, melding, mottak og avreise. Legg merke til hvor gjesten trenger hjelp og rett veiledningen med mottaksansvarlige.
Se alternativene for MyDesk gjesteregistrering.