L’enregistrement doit être suivi d’un accueil
Même sans personnel permanent à l’accueil, le visiteur doit savoir où commence sa visite et qui peut l’aider. Un écran peut enregistrer son arrivée, mais ne remplace pas toutes les tâches de l’hôte. Convenez donc d’un fonctionnement qui reste valable quand l’hôte est occupé.
Répartissez trois tâches avant la visite
- L'hôte prépare la visite, vérifie le lieu de rendez-vous et reçoit l'invité.
- Un remplaçant convenu aidera si l'hôte est en retard, absent ou ne répond pas.
- Une personne chargée du fonctionnement quotidien tient les consignes d’entrée à jour et aide en cas de panne d’écran ou de connexion.
Une même équipe peut assurer ces rôles, mais les responsabilités doivent être claires. Notez la marche à suivre pour joindre quelqu’un et le moment où le relais doit intervenir. Une boîte mail partagée n’est utile que si quelqu’un la surveille pendant la plage horaire convenue.
Indiquez clairement ce que le visiteur doit faire
Parcourez le trajet de l’entrée au lieu de rendez-vous avec une personne qui ne connaît pas le bâtiment. Le visiteur peut-il trouver l’écran, sélectionner son hôte et voir où attendre ? Indiquez un moyen de contact convenu si l’enregistrement ne peut pas aboutir. Évitez les consignes nécessitant l’accès aux systèmes internes des salariés.
Dans MyDesk, une visite peut être préparée avant l’arrivée. Lors de l’enregistrement, l’hôte peut recevoir un e-mail ; les SMS peuvent être activés en complément. Vérifiez votre configuration et les coordonnées des destinataires : une arrivée enregistrée ne confirme pas à elle seule que l’hôte a vu le message.
Un exemple : l'hôte est toujours en réunion
Le visiteur arrive à l’heure et s’enregistre. L’hôte ne peut pas quitter sa réunion en cours. Le moyen de contact convenu doit alors permettre d’obtenir de l’aide sans dépendre du moment où l’hôte regarde son téléphone. La personne relais peut accueillir le visiteur ou lui préciser où attendre et pendant combien de temps.
Décrivez ce fonctionnement et testez-le avec les collègues concernés. Ne supposez pas que la personne relais reçoit automatiquement le même message que l’hôte. Un transfert ou toute autre notification doit être précisé et testé séparément.
Testez les exceptions avant de laisser l’accueil sans personnel
- Le visiteur arrive sans rendez-vous ou ne trouve pas son hôte.
- L'hôte est absent, malade ou a modifié ses coordonnées.
- L’écran ou la connexion ne fonctionne pas et le visiteur doit utiliser un autre moyen de contact.
- À la fin de la visite, le visiteur doit savoir comment enregistrer son départ et quoi faire de son éventuel badge.
Convenez aussi de la personne qui vérifie le statut des visites en fin de journée. La vue d’ensemble reflète les enregistrements ; les départs non enregistrés doivent être traités selon votre procédure. Clarifiez l’accès au bâtiment séparément de l’enregistrement de la visite.
Effectuez une visite d’essai pour vérifier tout le parcours : invitation, arrivée, notification, accueil et départ. Notez où une aide est nécessaire et corrigez les consignes avec les responsables de l’accueil.
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Utilisez la checklist pour inviter un visiteur.
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