Störung, Zeitraum und Zuständigkeiten klären
Ist ein Besprechungsraum außer Betrieb, sind zwei parallele Schritte nötig: neue Buchungen begrenzen und eine Lösung für bereits gebuchte Besprechungen finden. Legen Sie fest, wer die Organisatoren kontaktiert und wer die Reparatur bis zum Abschluss begleitet.
Klären Sie zunächst, ob der gesamte Raum nicht nutzbar ist oder nur bestimmte Geräte betroffen sind. Ein defekter Bildschirm kann den Raum für eine hybride Besprechung ungeeignet machen, während eine Besprechung ohne Bildschirm weiterhin möglich ist. Notieren Sie Raumname, Standort, Störung und den vorläufig erwarteten Ausfallzeitraum. Ist die Dauer unbekannt, vereinbaren Sie einen Termin für die nächste Statusmeldung.
Neue Buchungen gemeinsam mit dem zuständigen Administrator begrenzen
Bitten Sie den zuständigen Administrator um eine Klärung, wie der Raum in Ihrem Setup unzugänglich gemacht werden kann. Prüfen Sie die tatsächliche Darstellung in den von den Mitarbeitern genutzten Buchungskanälen. Ein Schild an der Tür allein ändert nichts an der Verfügbarkeit des Kalenders und ein geänderter Buchungsstatus ist kein Beleg dafür, dass bereits angenommene Termine bearbeitet wurden.
Bringen Sie am Raum einen kurzen Hinweis mit Ansprechperson und Zeitpunkt der nächsten Statusmeldung an. Versprechen Sie keinen Wiederöffnungstermin, den die für die Reparatur verantwortliche Person nicht bestätigt hat.
Betroffene Besprechungen mit den Organisatoren durchgehen
Ermitteln Sie die Reservierungen im betroffenen Zeitraum und beginnen Sie mit den frühesten Besprechungen. Klären Sie bei Serienterminen, welche Einzeltermine betroffen sind, bevor jemand die gesamte Serie ändert. Halten Sie für jede Besprechung Folgendes fest:
- Uhrzeit, Organisator und ursprünglicher Raum.
- Eine bestätigte Alternative mit passender Kapazität und notwendiger Ausstattung oder eine Vereinbarung über ein anderes Besprechungsformat.
- Wer sendet das Meeting-Update und ob der Organisator die Lösung bestätigt hat.
Eine Änderung im Raumkalender stellt an sich noch keine Mitteilung an alle Teilnehmer dar. Vereinbaren Sie mit dem Organisator, wie die richtige Besprechungseinladung aktualisiert wird. Vermeiden Sie es, Teilnehmer in einen alternativen Raum zu schicken, bis bestätigt ist, dass dieser verfügbar und geeignet ist.
Bestätigte Änderungen an Rezeption und Kantine weitergeben
Prüfen Sie auch Absprachen außerhalb des Kalenders. Muss die Rezeption Gäste an einen anderen Ort führen? Wurden Kaffee, Mittagessen oder andere Leistungen für den ursprünglichen Raum bestellt? Legen Sie fest, wer die Beteiligten informiert, und lassen Sie Lieferort oder Bestellung nach Ihrem üblichen Verfahren ändern. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine verschobene Besprechungseinladung diese Absprachen automatisch ändert.
Wiedereröffnung erst nach umfassender Prüfung
Lassen Sie die zuständige Person bestätigen, dass Raum und betroffene Geräte wieder nutzbar sind. Stimmen Sie anschließend Buchungsstatus, Beschilderung und Hinweise aufeinander ab. Das Ende des erwarteten Ausfallzeitraums beweist nicht, dass die Störung behoben ist. Verzögert sich die Reparatur, müssen der Zeitraum und die nächsten betroffenen Besprechungen erneut geprüft werden.
MyDesk beschreibt die Buchung von Besprechungsräumen über Outlook, Teams, Web und Mobilgeräte sowie die Suche nach Kapazität und Ausstattung. Wie ein Raum außer Betrieb behandelt wird, sollte anhand Ihrer Konfiguration und Zuständigkeiten geklärt werden.
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