Start med feil, periode og ansvar
Et møterom ute av drift krever to parallelle tiltak: begrens nye bookinger og finn en løsning for møtene som allerede er booket. Avtal hvem som kontakter arrangørene, og hvem som følger opp reparasjonen til den er ferdig.
Avklar først om hele rommet er utilgjengelig, eller om feilen gjelder bestemt utstyr. En defekt skjerm kan gjøre rommet uegnet for et hybridmøte, selv om et møte uten skjerm fortsatt kan gjennomføres. Noter rommets navn, plassering, feilen og perioden dere foreløpig forventer blir berørt. Er varigheten ukjent, avtal tidspunktet for neste statusoppdatering.
Begrens nye bestillinger med ansvarlig administrator
Be ansvarlig administrator avklare hvordan rommet kan gjøres utilgjengelig i deres oppsett. Kontroller hva medarbeiderne faktisk ser i bookingkanalene de bruker. Et skilt på døren endrer ikke i seg selv tilgjengeligheten i kalenderen, og endret bookingstatus dokumenterer ikke at allerede aksepterte møter er håndtert.
Sett opp en kort beskjed ved rommet med kontaktperson og tidspunkt for neste statusoppdatering. Unngå å love et gjenåpningstidspunkt som den reparasjonsansvarlige ikke har bekreftet.
Gjennomgå de berørte møtene med arrangørene
Finn reservasjonene i den berørte perioden, og begynn med møtene som starter først. For gjentakende møter må dere avklare hvilke forekomster som er berørt før noen endrer hele serien. Hold oversikt over følgende for hvert møte:
- Tidspunkt, arrangør og det opprinnelige rommet.
- Et bekreftet alternativ med tilstrekkelig kapasitet og nødvendig utstyr, eller avtale om annen møteform.
- Hvem sender møteoppdateringen og om arrangøren har bekreftet løsningen.
En endring i rommets kalender er ikke i seg selv en beskjed til alle deltakere. Avtal med arrangøren hvordan du oppdaterer riktig møteinvitasjon. Unngå å sende deltakere til et alternativt rom før det er bekreftet å være tilgjengelig og egnet.
Gi resepsjon og kantine beskjed om de bekreftede endringene
Gå også gjennom avtaler utenfor kalenderen. Skal resepsjonen vise gjester til et annet sted? Er det bestilt kaffe, lunsj eller annet til det opprinnelige rommet? Avtal konkret hvem som gir beskjed, og få endret leveringssted eller bestilling etter deres vanlige prosess. Ikke gå ut fra at en flyttet møteinvitasjon automatisk endrer disse avtalene.
Gjenåpne først etter en samlet kontroll
La den ansvarlige bekrefte at rommet og det aktuelle utstyret igjen kan brukes. Sørg deretter for at bookingstatus, skilting og eventuelle beskjeder stemmer overens. At den forventede nedetiden er utløpt, beviser ikke at feilen er rettet. Er arbeidet forsinket, må perioden og de neste berørte møtene vurderes på nytt.
MyDesk beskriver møteromsbooking via Outlook, Teams, nett og mobil samt søk etter kapasitet og utstyr. Den konkrete håndteringen av et rom ute av drift bør avklares ut fra deres oppsett og ansvarsfordeling.
Se MyDesks løsning for møteromsbooking