Start med fejl, periode og ansvar
Et mødelokale ude af drift kræver to parallelle indsatser: begræns nye reservationer, og find en løsning for de møder, der allerede er booket. Aftal samtidig, hvem der kontakter arrangørerne, og hvem der følger reparationen til dørs.
Afklar først, om hele lokalet er utilgængeligt, eller om fejlen gælder bestemt udstyr. En defekt skærm kan gøre lokalet uegnet til et hybridmøde, selv om et møde uden skærm stadig kan gennemføres. Notér lokalets navn, placering, fejl og den periode, I foreløbigt forventer påvirket. Er varigheden ukendt, så aftal tidspunktet for næste status.
Begræns nye bookinger med den ansvarlige administrator
Bed den ansvarlige administrator afklare, hvordan lokalet kan gøres utilgængeligt i jeres opsætning. Kontrollér den faktiske visning i de bookingkanaler, medarbejderne bruger. Et skilt på døren ændrer ikke i sig selv kalenderens tilgængelighed, og en ændret bookingstatus er ikke dokumentation for, at allerede accepterede møder er håndteret.
Brug en kort besked ved lokalet med kontaktperson og næste status. Undgå at love et genåbningstidspunkt, som den ansvarlige for reparationen ikke har bekræftet.
Gennemgå de berørte møder med arrangørerne
Find reservationerne i den berørte periode, og begynd med de møder, der starter først. Ved gentagne møder skal I afklare, hvilke forekomster der er berørt, før nogen ændrer hele serien. Hold styr på følgende for hvert møde:
- Tidspunkt, arrangør og det oprindelige lokale.
- Et bekræftet alternativ med passende kapacitet og nødvendigt udstyr, eller en aftale om en anden mødeform.
- Hvem der sender mødeopdateringen, og om arrangøren har bekræftet løsningen.
En ændring i lokalets kalender er ikke i sig selv en besked til alle deltagere. Aftal med arrangøren, hvordan den korrekte mødeinvitation opdateres. Undgå at sende deltagerne til et alternativt lokale, før det er bekræftet ledigt og egnet.
Giv reception og kantine de bekræftede ændringer
Gennemgå også aftaler uden for kalenderen. Skal receptionen vise gæster et andet sted hen? Er der bestilt kaffe, frokost eller andet til det oprindelige lokale? Aftal konkret, hvem der giver besked, og få ændret leveringssted eller bestilling efter jeres gældende proces. Gå ikke ud fra, at en flyttet mødeinvitation automatisk ændrer disse aftaler.
Genåbn først efter en samlet kontrol
Lad den ansvarlige bekræfte, at lokalet og det relevante udstyr igen kan bruges. Afstem derefter bookingstatus, skiltning og eventuelle beskeder. At den forventede nedetidsperiode er udløbet, beviser ikke, at fejlen er rettet. Er arbejdet forsinket, skal perioden og de næste berørte møder vurderes igen.
MyDesk beskriver mødelokalebooking via Outlook, Teams, web og mobil samt søgning efter kapacitet og udstyr. Den konkrete håndtering af et lokale ude af drift bør afklares ud fra jeres opsætning og ansvarsfordeling.
Se MyDesks løsning til mødelokalebooking