Précisez la panne, la période et les responsabilités
Une salle de réunion hors service nécessite deux actions parallèles : limiter les nouvelles réservations et trouver une solution pour les réunions déjà réservées. Déterminez qui contactera les organisateurs et qui suivra la réparation jusqu’à son achèvement.
Précisez d’abord si toute la salle est indisponible ou si la panne concerne certains équipements. Un écran défectueux peut rendre la salle inadaptée à une réunion hybride, alors qu’une réunion sans écran reste possible. Notez le nom de la salle, son emplacement, la panne et la période provisoirement concernée. Si la durée est inconnue, fixez l’heure du prochain point de situation.
Limiter les nouvelles réservations avec l'administrateur responsable
Demandez à l'administrateur responsable de clarifier comment la salle peut être rendue inaccessible dans votre configuration. Vérifiez l'affichage réel dans les canaux de réservation utilisés par les collaborateurs. Un panneau sur la porte ne modifie pas en soi la disponibilité du calendrier, et un changement de statut de réservation ne constitue pas une preuve que les réunions déjà acceptées ont été traitées.
Placez un bref avis près de la salle avec la personne à contacter et l’heure du prochain point de situation. Ne promettez pas une heure de réouverture que le responsable de la réparation n’a pas confirmée.
Passez en revue les réunions concernées avec les organisateurs
Repérez les réservations de la période concernée et commencez par les réunions les plus proches. Pour les réunions récurrentes, précisez quelles occurrences sont concernées avant que quelqu’un ne modifie toute la série. Notez les éléments suivants pour chaque réunion :
- Horaire, organisateur et salle initiale.
- Une alternative confirmée avec une capacité adéquate et l'équipement nécessaire, ou un accord sur une autre forme de réunion.
- Qui envoie la mise à jour de la réunion et si l'organisateur a confirmé la solution.
Un changement dans le calendrier de la salle n'est pas en soi un message adressé à tous les participants. Convenez avec l'organisateur de la manière de mettre à jour l'invitation à la réunion correcte. Évitez d’envoyer les participants dans une autre salle jusqu’à ce qu’elle soit confirmée comme étant disponible et adaptée.
Communiquez les changements confirmés à l’accueil et à la cantine
Vérifiez aussi les dispositions prises en dehors du calendrier. L’accueil doit-il orienter les visiteurs vers un autre lieu ? Du café, un déjeuner ou d’autres prestations ont-ils été commandés pour la salle initiale ? Déterminez qui préviendra les personnes concernées et faites modifier le lieu de livraison ou la commande selon votre procédure habituelle. Ne supposez pas que déplacer une invitation modifie automatiquement ces dispositions.
Ne rouvrez qu’après une vérification complète
Faites confirmer par le responsable que la salle et les équipements concernés peuvent à nouveau être utilisés. Assurez-vous ensuite que le statut de réservation, la signalisation et les avis concordent. La fin de la période d’indisponibilité prévue ne prouve pas que la panne est réparée. Si les travaux prennent du retard, réévaluez la période et les prochaines réunions concernées.
MyDesk décrit la réservation de salles de réunion via Outlook, Teams, Web et mobile ainsi que la recherche de capacité et d'équipement. La gestion spécifique d'une salle hors service doit être clarifiée en fonction de votre configuration et de la répartition des responsabilités.
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Choisissez une alternative avec une capacité et un équipement adaptés