Breng de storing, periode en verantwoordelijkheden in kaart
Een vergaderruimte buiten dienst vraagt om twee parallelle acties: beperk nieuwe boekingen en zoek een oplossing voor bestaande vergaderingen. Spreek af wie de organisatoren benadert en wie de reparatie tot de afronding volgt.
Stel eerst vast of de hele ruimte onbruikbaar is of dat de storing bepaalde apparatuur betreft. Een defect scherm kan de ruimte ongeschikt maken voor een hybride vergadering, terwijl een vergadering zonder scherm nog wel mogelijk is. Noteer de naam en locatie van de ruimte, de storing en de voorlopig verwachte uitvalperiode. Is de duur onbekend, spreek dan af wanneer de volgende update komt.
Beperk nieuwe boekingen samen met de verantwoordelijke beheerder
Vraag de verantwoordelijke beheerder hoe de ruimte in jullie configuratie als niet beschikbaar kan worden ingesteld. Controleer wat medewerkers daadwerkelijk zien in de boekingskanalen die zij gebruiken. Een bordje op de deur verandert op zichzelf niets aan de beschikbaarheid in de agenda, en een gewijzigde boekingsstatus bewijst niet dat bestaande geaccepteerde vergaderingen zijn afgehandeld.
Plaats bij de ruimte een kort bericht met een contactpersoon en het tijdstip van de volgende update. Beloof geen heropeningstijd die de verantwoordelijke voor de reparatie niet heeft bevestigd.
Bespreek de betrokken bijeenkomsten met de organisatoren
Zoek de reserveringen in de betreffende periode en begin met de vergaderingen die het eerst starten. Stel bij terugkerende vergaderingen vast welke afzonderlijke afspraken worden geraakt voordat iemand de hele reeks wijzigt. Houd voor elke vergadering het volgende bij:
- Tijdstip, organisator en oorspronkelijke ruimte.
- Een bevestigd alternatief met voldoende capaciteit en benodigde apparatuur, of een afspraak voor een andere vergadervorm.
- Wie de vergaderingsupdate verzendt en of de organisator de oplossing heeft bevestigd.
Een wijziging in de agenda van de ruimte is op zichzelf geen bericht aan alle deelnemers. Spreek met de organisator af hoe de juiste vergaderuitnodiging wordt bijgewerkt. Stuur deelnemers pas naar een andere ruimte als bevestigd is dat deze beschikbaar en geschikt is.
Geef de bevestigde wijzigingen door aan receptie en kantine
Bekijk ook afspraken buiten de agenda. Moet de receptie bezoekers naar een andere plek verwijzen? Is er koffie, lunch of iets anders besteld voor de oorspronkelijke ruimte? Spreek af wie de betrokkenen informeert en laat de afleverlocatie of bestelling via jullie gebruikelijke proces aanpassen. Ga er niet vanuit dat het verplaatsen van een vergaderuitnodiging deze afspraken automatisch wijzigt.
Heropen pas na een volledige controle
Laat de verantwoordelijke bevestigen dat de ruimte en de betreffende apparatuur weer bruikbaar zijn. Zorg vervolgens dat de boekingsstatus, bewegwijzering en berichten met elkaar overeenkomen. Het einde van de verwachte uitvalperiode bewijst niet dat de storing verholpen is. Bij vertraging moeten de periode en de volgende getroffen vergaderingen opnieuw worden beoordeeld.
MyDesk beschrijft het boeken van vergaderruimtes via Outlook, Teams, web en mobiel, met zoeken op capaciteit en apparatuur. Hoe een ruimte buiten dienst wordt behandeld, moet worden afgestemd op jullie configuratie en verantwoordelijkheden.
Bekijk de oplossing van MyDesk voor het boeken van vergaderruimtes