Klargör fel, tidsperiod och ansvar
Ett mötesrum ur drift kräver två parallella insatser: begränsa nya bokningar och hitta en lösning för redan bokade möten. Bestäm vem som kontaktar arrangörerna och vem som följer upp reparationen tills den är klar.
Klargör först om hela rummet är otillgängligt eller om felet gäller viss utrustning. En trasig skärm kan göra rummet olämpligt för ett hybridmöte, medan ett möte utan skärm fortfarande kan genomföras. Anteckna rummets namn, placering, felet och den tidsperiod ni preliminärt bedömer berörs. Om varaktigheten är okänd, bestäm när nästa lägesbesked ska lämnas.
Begränsa nya bokningar med ansvarig administratör
Be ansvarig administratör klargöra hur rummet kan göras otillgängligt i ert system. Kontrollera vad medarbetarna faktiskt ser i de bokningskanaler de använder. En skylt på dörren ändrar inte i sig kalenderns tillgänglighet, och ändrad bokningsstatus bevisar inte att redan accepterade möten har hanterats.
Sätt upp ett kort meddelande vid rummet med kontaktperson och tid för nästa lägesbesked. Lova inte en tid för återöppning som den reparationsansvariga inte har bekräftat.
Gå igenom de berörda mötena med arrangörerna
Hitta bokningarna under den berörda perioden och börja med de möten som startar först. Vid återkommande möten ska ni klargöra vilka tillfällen som berörs innan någon ändrar hela serien. Håll reda på följande för varje möte:
- Tidpunkt, arrangör och ursprungligt rum.
- Ett bekräftat alternativ med tillräcklig kapacitet och nödvändig utrustning, eller en överenskommelse om annan mötesform.
- Vem skickar mötesuppdateringen och om arrangören har bekräftat lösningen.
En förändring av lokalens kalender är inte i sig ett meddelande till alla deltagare. Kom överens med arrangören hur du uppdaterar rätt mötesinbjudan. Undvik att skicka deltagare till ett alternativt rum tills det har bekräftats att det är tillgängligt och lämpligt.
Informera reception och personalrestaurang om bekräftade ändringar
Gå också igenom överenskommelser utanför kalendern. Ska receptionen hänvisa gäster till en annan plats? Har kaffe, lunch eller annat beställts till det ursprungliga rummet? Bestäm vem som meddelar berörda och ändra leveransplatsen eller beställningen enligt era rutiner. Utgå inte från att en flyttad mötesinbjudan automatiskt ändrar dessa överenskommelser.
Öppna igen först efter en samlad kontroll
Låt den ansvariga bekräfta att rummet och berörd utrustning kan användas igen. Se sedan till att bokningsstatus, skyltning och meddelanden stämmer överens. Att den förväntade tiden för driftstoppet har löpt ut bevisar inte att felet är åtgärdat. Om arbetet försenas behöver tidsperioden och kommande berörda möten bedömas på nytt.
MyDesk beskriver mötesrumsbokning via Outlook, Teams, webb och mobil samt sökning efter kapacitet och utrustning. Hur ett rum ur drift hanteras bör klargöras utifrån ert system och er ansvarsfördelning.
Se MyDesks lösning för mötesrumsbokning