Bevor Sie sich für ein Buchungssystem für mehrere Mieter entscheiden, müssen Sie sich daher für mehr als einen Kalender entscheiden. Wer kann welche Zimmer buchen? Wo soll die Reservierung erfolgen? Und wer kümmert sich um Veränderungen, neue Mieter und die allgemeinen Dienstleistungen des Hauses?
Beginnen Sie mit den Geschäften und Räumlichkeiten des Hauses
Erstellen Sie eine Übersicht über Mieterfirmen, Besprechungsräume und Administratoren. Markieren Sie, welche Räume von allen genutzt werden können und welche einen bestimmten Zutritt erfordern.
Beschreiben Sie dann einen normalen Ablauf: Ein Mitarbeiter muss einen Raum finden, Teilnehmer einladen und ggf. Catering bestellen. Prüfen Sie anhand des Prozesses, ob die Lösung zum Alltag im Haus passt. Ein System kann in einer allgemeinen Demonstration einfach aussehen und dennoch viele manuelle Schritte in Ihrer konkreten Einrichtung erfordern.
Klare Buchung in Microsoft 365-Umgebungen
Mandanten müssen nicht unbedingt eine Microsoft 365-Umgebung gemeinsam nutzen. MyDesk kann gemeinsame Besprechungsräume mit Unternehmen verbinden, die jeweils einen eigenen Mieter haben, und Zugang zur Buchung über Outlook, die mobile App und MyDesk Planner ermöglichen.
Beziehen Sie IT-Verantwortliche in die Aufklärung ein. Vereinbaren Sie Verbindungen, Berechtigungen und Verwaltungsrollen, bevor der erste Mandant eine Verbindung herstellt. Beschreiben Sie außerdem, welche Informationen das einzelne Unternehmen einsehen können muss und auf welche Informationen die Gebäudeverwaltung Zugriff haben muss.
Konkretisieren Sie die Buchungsregeln
Schreiben Sie die Regeln auf, die Sie durchsetzen möchten. Dabei kann es sich um den Zutritt zu bestimmten Räumlichkeiten oder um spezielle Settings für verschiedene Unternehmen handeln. Gehen Sie dann mit dem Lieferanten die Regeln durch und klären Sie, welche in der Lösung unterstützt werden und welche einen anderen Workflow erfordern.
Beauftragen Sie versuchsweise mindestens zwei Mieterfirmen. Kontrollieren Sie, was ein Mitarbeiter tun kann und worauf er nicht zugreifen kann. Vereinbaren Sie gleichzeitig, wer die Einrichtung bei einem Firmenein- oder -auszug pflegt.
Betrachten Sie Catering und Empfang als eigenständige Bedürfnisse
Ein Wohngemeinschaftshaus kann auch über eine gemeinsame Kantine und einen Empfang verfügen. Hier gibt es noch andere Aufgaben als die Reservierung selbst: Die Küche muss in der Lage sein, mit Bestellungen mehrerer Firmen zu arbeiten, und die Rezeption muss in der Lage sein, Besuche vorzubereiten.
MyDesk bietet Module für diese Anforderungen. Klären Sie, welche Teile das Haus von Anfang an nutzen wird und welche möglicherweise später ausgewählt werden müssen. Softwarezugänge, Bildschirme, digitale Karten und Integrationen sollten im Angebot klar angegeben werden.
Nehmen Sie diese Checkliste zur Vorführung mit
- Welche Mandanten und Microsoft 365-Umgebungen sollen angebunden werden?
- Welche Räume sollte jedes Unternehmen reservieren können?
- Sollten Mitarbeiter Outlook, mobil oder Planner verwenden?
- Wer verwaltet Mieter, Zutritts- und Buchungsregeln?
- Soll das Haus auch Catering, Mittagessen oder Gästeregistrierung einsammeln?
- Welche Teile der Software, Ausstattung und Einrichtung sind im Angebot enthalten?
Eine gute Demonstration beginnt bei Ihnen zu Hause und zeigt die vereinbarten Arbeitsabläufe mit den entsprechenden Rechten.
Buchen Sie eine Demo des MyDesk für Businesscentern und Mehrzweckgebäude. Wir prüfen Ihre Mieterstruktur, die gemeinsamen Räumlichkeiten und Ihre Verwaltungsbedürfnisse.