Por lo tanto, antes de elegir un sistema de reservas para varios inquilinos, debe decidir por más de un calendario. ¿Quién puede reservar qué habitaciones? ¿Dónde se debe hacer la reserva? ¿Y quién se ocupa de los cambios, de los nuevos inquilinos y de los servicios comunes de la casa?
Empiece por los negocios y locales de la casa.
Cree una descripción general de las empresas arrendatarias, las salas de reuniones y los administradores. Marca qué salas pueden ser utilizadas por todos y cuáles requieren un acceso específico.
Luego describa un proceso normal: un empleado debe encontrar una sala, invitar a los participantes y, en su caso, encargar el catering. Utilice el proceso para comprobar si la solución se adapta a la vida cotidiana de la casa. Un sistema puede parecer simple en una demostración general y, sin embargo, requerir muchos pasos manuales en su configuración concreta.
Borrar reservas en entornos Microsoft 365
Los inquilinos no necesitan necesariamente compartir un entorno Microsoft 365. MyDesk puede conectar salas de reuniones compartidas con empresas que tienen cada una su propio inquilino y brindar acceso a reservas a través de Outlook, la aplicación móvil y MyDesk Planner.
Incluya a los administradores de TI en la aclaración. Acuerde las conexiones, los permisos y las funciones administrativas antes de que se conecte el primer inquilino. Describa también qué información debe poder ver la empresa individual y a qué debe tener acceso la administración del edificio.
Concretar las reglas de reserva
Escriba las reglas que desea hacer cumplir. Puede ser acceso a locales específicos o escenarios especiales para diferentes empresas. Luego revise las reglas con el proveedor y aclare cuáles son compatibles con la solución y cuáles requieren un flujo de trabajo diferente.
Utilice al menos dos empresas arrendatarias en una prueba. Controle tanto lo que un empleado puede hacer como lo que no puede acceder. Al mismo tiempo, acuerde quién mantendrá la configuración cuando una empresa entre o salga.
Ver el catering y la recepción como necesidades independientes
Una casa compartida también puede tener un comedor y una recepción compartidos. Aquí hay otras tareas además de la reserva en sí: la cocina debe poder trabajar con pedidos de varias empresas y la recepción debe poder preparar las visitas.
MyDesk ofrece módulos para estas necesidades. Aclare qué partes utilizará la casa desde el principio y cuáles será necesario seleccionar más adelante. El acceso al software, las pantallas, los mapas digitales y las integraciones deben indicarse claramente en la oferta.
Lleve esta lista de verificación con usted a la demostración.
- ¿Qué inquilinos y entornos Microsoft 365 deben conectarse?
- ¿Qué habitaciones debería poder reservar cada empresa?
- ¿Deberían los empleados utilizar Outlook, móvil o Planner?
- ¿Quién gestiona los inquilinos, las reglas de acceso y reserva?
- ¿La casa también debería recoger el catering, el almuerzo o la inscripción de invitados?
- ¿Qué partes de software, equipamiento y configuración están incluidas en la oferta?
Una buena demostración comienza en tu casa y muestra los procesos de trabajo acordados con los derechos pertinentes.
Reserve una demostración del MyDesk para centros de negocios y edificios de usos múltiples. Revisamos su estructura de inquilinos, locales compartidos y necesidades administrativas.