Før I vælger et bookingsystem til flere lejere, skal I derfor tage stilling til mere end en kalender. Hvem må booke hvilke lokaler? Hvor skal reservationen foretages? Og hvem tager sig af ændringer, nye lejere og husets fælles services?
Begynd med husets virksomheder og lokaler
Lav en oversigt over lejervirksomheder, mødelokaler og administratorer. Markér, hvilke rum alle kan bruge, og hvilke der kræver en bestemt adgang.
Beskriv derefter et almindeligt forløb: En medarbejder skal finde et lokale, invitere deltagere og eventuelt bestille forplejning. Brug forløbet til at undersøge, om løsningen passer til hverdagen i huset. Et system kan se enkelt ud i en generel demonstration og alligevel kræve mange manuelle trin i jeres konkrete opsætning.
Afklar booking på tværs af Microsoft 365-miljøer
Lejerne behøver ikke nødvendigvis at dele ét Microsoft 365-miljø. MyDesk kan forbinde fælles mødelokaler med virksomheder, som har hver deres tenant, og give adgang til booking gennem Outlook, mobilappen og MyDesk Planner.
Tag IT-ansvarlige med i afklaringen. Aftal forbindelser, tilladelser og administrative roller, før den første lejer kobles på. Beskriv også, hvilke oplysninger den enkelte virksomhed skal kunne se, og hvad husets administration skal have adgang til.
Gør bookingreglerne konkrete
Skriv de regler ned, I ønsker at håndhæve. Det kan være adgang til bestemte lokaler eller særlige rammer for forskellige virksomheder. Gennemgå derefter reglerne med leverandøren, og få afklaret, hvilke der understøttes i løsningen, og hvilke der kræver en anden arbejdsgang.
Brug mindst to lejervirksomheder i en afprøvning. Kontroller både det, en medarbejder må gøre, og det, vedkommende ikke må få adgang til. Aftal samtidig, hvem der vedligeholder opsætningen, når en virksomhed flytter ind eller ud.
Se forplejning og reception som selvstændige behov
Et fælles hus kan også have fælles kantine og reception. Her er der andre arbejdsopgaver end selve reservationen: Køkkenet skal kunne arbejde med bestillinger fra flere virksomheder, og receptionen skal kunne forberede besøg.
MyDesk tilbyder moduler til disse behov. Afklar, hvilke dele huset skal bruge fra start, og hvilke der eventuelt skal tilvælges senere. Softwareadgang, skærme, digitale kort og integrationer bør fremgå tydeligt af tilbuddet.
Tag denne tjekliste med til demonstrationen
- Hvilke lejere og Microsoft 365-miljøer skal forbindes?
- Hvilke rum skal hver virksomhed kunne reservere?
- Skal medarbejderne bruge Outlook, mobil eller Planner?
- Hvem administrerer lejere, adgang og bookingregler?
- Skal huset også samle forplejning, frokost eller gæsteregistrering?
- Hvilke dele af software, udstyr og opsætning indgår i tilbuddet?
En god demonstration tager udgangspunkt i jeres hus og viser de aftalte arbejdsgange med de relevante rettigheder.
Book en demo af MyDesk til kontorhoteller og flerbrugerhuse. Vi gennemgår jeres lejerstruktur, fælles lokaler og behov for administration.