Innan du väljer ett bokningssystem för flera hyresgäster måste du därför bestämma dig för mer än en kalender. Vem kan boka vilka rum? Var ska reservationen göras? Och vem tar hand om förändringar, nya hyresgäster och husets gemensamma tjänster?
Börja med husets verksamheter och lokaler
Skapa en översikt över hyresgästföretag, mötesrum och administratörer. Markera vilka rum som kan användas av alla och vilka som kräver särskild tillträde.
Beskriv sedan en normal process: En anställd ska hitta en lokal, bjuda in deltagare och eventuellt beställa catering. Använd processen för att kontrollera om lösningen passar vardagen i huset. Ett system kan se enkelt ut i en allmän demonstration och ändå kräva många manuella steg i din konkreta installation.
Tydlig bokning över Microsoft 365-miljöer
Hyresgäster behöver inte nödvändigtvis dela en Microsoft 365-miljö. MyDesk kan koppla samman delade mötesrum med företag som har var sin hyresgäst och ger tillgång till bokning genom Outlook, mobilappen och MyDesk Planner.
Inkludera IT-chefer i förtydligandet. Kom överens om anslutningar, behörigheter och administrativa roller innan den första hyresgästen ansluter. Beskriv även vilken information det enskilda företaget ska kunna se och vad byggnadens förvaltning ska ha tillgång till.
Gör bokningsreglerna konkreta
Skriv ner de regler du vill tillämpa. Det kan vara tillgång till specifika lokaler eller speciella inställningar för olika företag. Gå sedan igenom reglerna med leverantören och klargör vilka som stöds i lösningen och vilka som kräver ett annat arbetsflöde.
Använd minst två hyresgästföretag i en test. Kontrollera både vad en anställd kan göra och vad de inte kan komma åt. Kom samtidigt överens om vem som ska underhålla upplägget när ett företag flyttar in eller ut.
Se catering och reception som självständiga behov
Ett gemensamt hus kan också ha en gemensam matsal och reception. Här finns andra uppgifter än själva bokningen: Köket ska kunna arbeta med beställningar från flera företag, och receptionen ska kunna förbereda besök.
MyDesk erbjuder moduler för dessa behov. Förtydliga vilka delar huset kommer att använda från början, och vilka som kan behöva väljas senare. Mjukvaruåtkomst, skärmar, digitala kartor och integrationer ska tydligt framgå av erbjudandet.
Ta med dig den här checklistan till demonstrationen
- Vilka hyresgäster och Microsoft 365-miljöer ska anslutas?
- Vilka rum ska varje företag kunna reservera?
- Ska anställda använda Outlook, mobil eller Planner?
- Vem hanterar hyresgäster, tillträde och bokningsregler?
- Ska huset även samla in catering, lunch eller gästanmälan?
- Vilka delar av mjukvara, utrustning och setup ingår i erbjudandet?
En bra demonstration startar i ditt hus och visar de överenskomna arbetsprocesserna med relevanta rättigheter.
Boka en demo av MyDesk för kontorshotell och flerbruksbyggnader. Vi ser över er hyresgäststruktur, gemensamma lokaler och administrationsbehov.