Voordat u kiest voor een boekingssysteem voor meerdere huurders, moet u dus beslissen over meer dan één kalender. Wie kan welke kamers boeken? Waar moet de reservering worden gemaakt? En wie zorgt voor de veranderingen, nieuwe huurders en de gemeenschappelijke voorzieningen van de woning?
Begin met de bedrijven en gebouwen van het huis
Creëer een overzicht van huurdersbedrijven, vergaderruimtes en beheerders. Markeer welke ruimtes door iedereen gebruikt kunnen worden en welke specifieke toegang vereisen.
Beschrijf dan een normaal proces: Een medewerker moet een kamer zoeken, deelnemers uitnodigen en eventueel catering bestellen. Gebruik het proces om te controleren of de oplossing past in het dagelijks leven in huis. Een systeem kan er bij een algemene demonstratie eenvoudig uitzien, maar toch veel handmatige stappen vereisen in uw concrete opstelling.
Duidelijke boekingen in Microsoft 365-omgevingen
Huurders hoeven niet noodzakelijkerwijs één Microsoft 365-omgeving te delen. MyDesk kan gedeelde vergaderruimtes verbinden met bedrijven die elk een eigen huurder hebben en toegang bieden tot boekingen via Outlook, de mobiele app en MyDesk Planner.
Betrek IT-managers bij de toelichting. Maak afspraken over verbindingen, machtigingen en beheerdersrollen voordat de eerste tenant verbinding maakt. Beschrijf ook welke informatie het individuele bedrijf moet kunnen zien en waartoe de gebouwadministratie toegang moet hebben.
Maak de boekingsregels concreet
Schrijf de regels op die u wilt handhaven. Het kan gaan om toegang tot specifieke panden of speciale instellingen voor verschillende bedrijven. Neem vervolgens de regels door met de leverancier en maak duidelijk welke in de oplossing worden ondersteund en welke een andere workflow vereisen.
Gebruik ten minste twee huurderbedrijven in een proefperiode. Bepaal wat een medewerker kan doen en waartoe hij geen toegang heeft. Spreek tegelijkertijd af wie de inrichting zal onderhouden als een bedrijf verhuist of vertrekt.
Zie catering en receptie als zelfstandige behoeften
Een gedeelde woning kan ook een gezamenlijke kantine en receptie hebben. Hier zijn er andere taken dan het reserveren zelf: De keuken moet kunnen werken met bestellingen van meerdere bedrijven, en de receptie moet bezoeken kunnen voorbereiden.
MyDesk biedt modules voor deze behoeften. Maak duidelijk welke delen het huis vanaf het begin zal gebruiken en welke later mogelijk moeten worden geselecteerd. Softwaretoegang, schermen, digitale kaarten en integraties moeten duidelijk in het aanbod worden vermeld.
Neem deze checklist mee naar de demonstratie
- Welke tenants en Microsoft 365-omgevingen moeten worden aangesloten?
- Welke kamers moet elk bedrijf kunnen reserveren?
- Moeten medewerkers Outlook, mobiel of Planner gebruiken?
- Wie beheert de huurders, de toegang en de boekingsregels?
- Moet het huis ook de catering, lunch of gastenregistratie innen?
- Welke onderdelen van software, apparatuur en opstelling zijn inbegrepen in het aanbod?
Een goede demonstratie begint bij u thuis en toont de afgesproken werkprocessen met de bijbehorende rechten.
Boek een demo van de MyDesk voor bedrijfsverzamelgebouwen en multifunctionele gebouwen. We beoordelen uw huurdersstructuur, gedeelde panden en administratieve behoeften.