Før du velger et bookingsystem for flere leietakere, må du derfor bestemme deg for mer enn én kalender. Hvem kan bestille hvilke rom? Hvor skal reservasjonen gjøres? Og hvem tar seg av endringer, nye leietakere og husets fellestjenester?
Start med husets virksomheter og lokaler
Lag en oversikt over leietakerselskaper, møterom og administratorer. Marker hvilke rom som kan brukes av alle og hvilke som krever spesifikk tilgang.
Beskriv deretter en normal prosess: En ansatt skal finne et lokale, invitere deltakere og eventuelt bestille catering. Bruk prosessen til å sjekke om løsningen passer til hverdagen i huset. Et system kan se enkelt ut i en generell demonstrasjon og likevel kreve mange manuelle trinn i ditt konkrete oppsett.
Tydelig booking på tvers av Microsoft 365-miljøer
Leietakere trenger ikke nødvendigvis å dele ett Microsoft 365-miljø. MyDesk kan koble felles møterom med bedrifter som har hver sin leietaker og gir tilgang til booking gjennom Outlook, mobilappen og MyDesk Planner.
Inkluder IT-ledere i avklaringen. Bli enige om tilkoblinger, tillatelser og administrative roller før den første leietakeren kobler til. Beskriv også hvilken informasjon den enkelte virksomhet skal kunne se og hva byggets administrasjon skal ha tilgang til.
Gjør bestillingsreglene konkrete
Skriv ned reglene du ønsker å håndheve. Det kan være tilgang til bestemte lokaler eller spesielle innstillinger for ulike bedrifter. Gjennomgå deretter reglene med leverandøren og avklar hvilke som støttes i løsningen og som krever en annen arbeidsflyt.
Bruk minst to leietakerselskaper i en prøveperiode. Kontroller både hva en ansatt kan gjøre og hva de ikke får tilgang til. Avtal samtidig hvem som skal vedlikeholde oppsettet når en bedrift flytter inn eller ut.
Se catering og mottak som selvstendige behov
Et felleshus kan også ha felles kantine og resepsjon. Her er det andre oppgaver enn selve reservasjonen: Kjøkkenet skal kunne jobbe med bestillinger fra flere bedrifter, og resepsjonen skal kunne forberede besøk.
MyDesk tilbyr moduler for disse behovene. Avklar hvilke deler huset skal bruke fra starten av, og hvilke som eventuelt må velges senere. Programvaretilgang, skjermer, digitale kart og integrasjoner bør fremgå tydelig av tilbudet.
Ta med deg denne sjekklisten til demonstrasjonen
- Hvilke leietakere og Microsoft 365-miljøer bør kobles til?
- Hvilke rom skal hvert selskap kunne reservere?
- Bør ansatte bruke Outlook, mobil eller Planner?
- Hvem administrerer leietakere, tilgang og bestillingsregler?
- Skal huset også samle inn catering, lunsj eller gjestepåmelding?
- Hvilke deler av programvare, utstyr og oppsett er inkludert i tilbudet?
En god demonstrasjon starter hjemme hos deg og viser de avtalte arbeidsprosessene med relevante rettigheter.
Bestill en demo av MyDesk for kontorhoteller og flerbruksbygg. Vi gjennomgår din leietakerstruktur, felles lokaler og administrasjonsbehov.