Avant de choisir un système de réservation pour plusieurs locataires, vous devez donc décider de plusieurs calendriers. Qui peut réserver quelles chambres ? Où réserver ? Et qui s'occupe des changements, des nouveaux locataires et des services communs de la maison ?
Commencez par les commerces et les locaux de la maison
Créez un aperçu des entreprises locataires, des salles de réunion et des administrateurs. Marquez quelles pièces peuvent être utilisées par tout le monde et lesquelles nécessitent un accès spécifique.
Décrivez ensuite un processus normal : un employé doit trouver une salle, inviter des participants et éventuellement commander un repas. Utilisez le processus pour vérifier si la solution convient à la vie quotidienne dans la maison. Un système peut paraître simple dans une démonstration générale et pourtant nécessiter de nombreuses étapes manuelles dans votre configuration concrète.
Réservation claire dans les environnements Microsoft 365
Les locataires n'ont pas nécessairement besoin de partager un environnement Microsoft 365. MyDesk peut connecter des salles de réunion partagées avec des entreprises qui ont chacune leur propre locataire et donner accès à la réservation via Outlook, l'application mobile et MyDesk Planner.
Incluez les responsables informatiques dans la clarification. Convenez des connexions, des autorisations et des rôles administratifs avant que le premier locataire ne se connecte. Décrivez également les informations que chaque entreprise doit pouvoir consulter et celles auxquelles l'administration du bâtiment doit avoir accès.
Rendre concrètes les règles de réservation
Notez les règles que vous souhaitez appliquer. Il peut s'agir d'un accès à des locaux spécifiques ou à des environnements particuliers pour différentes entreprises. Passez ensuite en revue les règles avec le fournisseur et précisez celles qui sont prises en charge dans la solution et celles qui nécessitent un flux de travail différent.
Utilisez au moins deux sociétés locataires dans un essai. Contrôlez à la fois ce qu'un employé peut faire et ce à quoi il ne peut pas accéder. Dans le même temps, convenez de qui maintiendra l’installation lorsqu’une entreprise emménage ou déménage.
Considérer la restauration et la réception comme des besoins indépendants
Une maison partagée peut également avoir une cantine et une réception communes. Ici, il y a d'autres tâches que la réservation elle-même : la cuisine doit pouvoir travailler avec les commandes de plusieurs entreprises, et la réception doit pouvoir préparer les visites.
MyDesk propose des modules pour ces besoins. Clarifiez quelles parties la maison utilisera dès le départ et lesquelles devront peut-être être sélectionnées plus tard. L'accès aux logiciels, aux écrans, aux cartes numériques et aux intégrations doivent être clairement indiqués dans l'offre.
Emportez cette liste de contrôle avec vous à la démonstration
- Quels locataires et environnements Microsoft 365 doivent être connectés ?
- Quelles salles chaque entreprise doit-elle pouvoir réserver ?
- Les employés doivent-ils utiliser Outlook, mobile ou Planner ?
- Qui gère les locataires, les règles d'accès et de réservation ?
- La maison doit-elle également prendre en charge la restauration, le déjeuner ou l'enregistrement des invités ?
- Quelles parties du logiciel, de l'équipement et de la configuration sont incluses dans l'offre ?
Une bonne démonstration commence dans votre maison et montre les processus de travail convenus avec les droits correspondants.
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