Mit der richtigen Adresse beginnen
Wenn Sie in einem anderen Büro arbeiten, muss die Buchung zum Standort und zu den Aufgaben des Tages passen. Prüfen Sie Standort, Datum und Zeitraum, bevor Sie einen Arbeitsplatz wählen. Ein vertrauter Raumname reicht nicht: Zwei Büros können denselben Namen verwenden.
Straßenadresse, Eingang und Etage finden Sie in den örtlichen Hinweisen Ihres Unternehmens. Planen Sie Fahrtzeit ein, wenn Sie am selben Tag zwischen zwei Adressen wechseln. Klären Sie bei Büros in verschiedenen Zeitzonen auch, auf welche Ortszeit sich die Vereinbarung bezieht.
Den Arbeitsplatz passend zur Aufgabe wählen
Ein freier Arbeitsplatz ist nicht unbedingt der richtige. Prüfen Sie die angegebene Ausstattung und die Umgebung. Vereinbaren Sie mit dem Team, ob Sie zusammensitzen möchten, und klären Sie, wo Gespräche und Videokonferenzen möglich sind, ohne andere zu stören.
- Hat der Arbeitsplatz die benötigte Ausstattung, und müssen Sie einen Adapter mitbringen?
- Eignet sich der Bereich für konzentriertes Arbeiten oder Zusammenarbeit?
- Sind Besprechungsraum, Parkplatz und Mittagessen bei Bedarf separat geklärt?
Den Zugang zum Gebäude klären
Eine Arbeitsplatzreservierung berechtigt für sich genommen nicht zum Gebäudezutritt. Fragen Sie die örtliche Kontaktperson, ob Ihre übliche Zugangskarte funktioniert, wo Sie sich melden und was außerhalb der Rezeptionszeiten gilt. Teilen Sie keine Zugangscodes oder persönlichen Karten, um unklare Absprachen zu lösen.
Befolgen Sie den tatsächlichen Ablauf für die Ankunft und einen eventuellen Check-in am Standort. Gehen Sie nicht davon aus, dass Besucherregistrierung, Türzugang und Bestätigung eines Arbeitsplatzes dieselbe Handlung sind.
Die Buchung bei geänderten Reiseplänen anpassen
Prüfen Sie Ihre bestehende Reservierung, wenn Sie das Büro wechseln oder sich verspäten. Ändern oder stornieren Sie sie nach Ihrem internen Verfahren und klären Sie einen neuen Arbeitsplatz am richtigen Standort. Prüfen Sie auch separate Absprachen zu Besprechungen, Mittagessen und Parken. Diese ändern sich nicht unbedingt zusammen mit der Arbeitsplatzbuchung.
Den Ablauf mit einem besuchenden Kollegen testen
MyDesk unterstützt Arbeitsplatzbuchungen an mehreren Standorten und die Anzeige von Arbeitsplätzen auf Grundrissen. Die Möglichkeiten einzelner Mitarbeiter hängen von der Konfiguration des Unternehmens ab. Testen Sie den Ablauf daher mit jemandem, der normalerweise an einer anderen Adresse arbeitet.
Lassen Sie die Person den Standort finden, einen geeigneten Arbeitsplatz wählen und sich die Ankunft erklären. Notieren Sie fehlende Angaben und benennen Sie eine örtliche Person, die die Hinweise aktuell hält. So testen Sie den gesamten Besuch und nicht nur die Reservierungsschaltfläche.