Begin met het juiste adres
Als je op een ander kantoor werkt, moet de boeking passen bij de locatie en de taken van die dag. Controleer locatie, datum en tijd voordat je een werkplek kiest. Een bekende zaalnaam is niet genoeg: twee kantoren kunnen dezelfde naam gebruiken.
Zoek het straatadres, de ingang en de verdieping in de lokale instructies van je bedrijf. Plan reistijd in als je op dezelfde dag tussen twee adressen reist. Spreek bij kantoren in verschillende tijdzones ook af welke lokale tijd van toepassing is.
Kies een werkplek die bij het werk past
Een vrije werkplek is niet noodzakelijk de juiste. Controleer de vermelde apparatuur en de omgeving. Spreek met het team af of jullie bij elkaar moeten zitten en zoek uit waar gesprekken en videogesprekken kunnen plaatsvinden zonder anderen te storen.
- Heeft de werkplek de benodigde apparatuur en moet je een adapter meenemen?
- Is de zone geschikt voor geconcentreerd werken of samenwerken?
- Zijn vergaderruimte, parkeren en lunch indien nodig apart geregeld?
Spreek af hoe je binnenkomt
Een werkplekreservering geeft op zichzelf geen toegang tot het gebouw. Vraag de lokale contactpersoon of je gebruikelijke toegangspas werkt, waar je je meldt en wat je buiten de openingstijden van de receptie moet doen. Deel geen toegangscodes of persoonlijke passen om onduidelijke afspraken op te lossen.
Volg de werkelijke procedure van de locatie voor aankomst en eventueel inchecken. Ga er niet van uit dat bezoekersregistratie, deurtoegang en het bevestigen van een werkplek dezelfde handeling zijn.
Pas de boeking aan als je reisplan verandert
Controleer je bestaande reservering als je van kantoor wisselt of vertraging hebt. Wijzig of annuleer volgens jullie procedure en regel een nieuwe werkplek op de juiste locatie. Controleer ook aparte afspraken over vergaderingen, lunch en parkeren. Die veranderen niet noodzakelijk mee met de werkplekboeking.
Test het proces met een bezoekende collega
MyDesk ondersteunt werkplekreserveringen op meerdere locaties en toont werkplekken op plattegronden. De mogelijkheden van elke medewerker hangen af van de bedrijfsconfiguratie. Test het proces daarom met een collega die normaal op een ander adres werkt.
Laat de collega de locatie vinden, een geschikte werkplek kiezen en uitleg krijgen over de aankomst. Noteer ontbrekende informatie en wijs een lokale verantwoordelijke aan die de instructies actueel houdt. Zo test je het hele bezoek, niet alleen de reserveringsknop.