Begynd med den rigtige adresse
Når du arbejder på et andet kontor, skal bookingen passe til både stedet og dagens opgaver. Kontrollér lokation, dato og tidsrum, før du vælger en plads. Et velkendt lokalenavn er ikke nok: to kontorer kan bruge samme navn.
Find gadeadresse, indgang og etage i virksomhedens lokale vejledning. Skal du mellem to adresser samme dag, så afsæt tid til transport. Ved kontorer i forskellige tidszoner bør I også afklare, hvilket lokalt klokkeslæt aftalen gælder.
Vælg plads efter arbejdet
En ledig plads er ikke nødvendigvis den rigtige. Tjek det beskrevne udstyr og området omkring pladsen. Aftal med teamet, om I skal sidde sammen, og undersøg, hvor samtaler og videomøder kan foregå uden at forstyrre andre.
- Har pladsen det udstyr, du skal bruge, og skal du medbringe en adapter?
- Passer området til fordybelse eller samarbejde?
- Er mødelokale, parkering og frokost afklaret særskilt, hvis du har brug for dem?
Aftal, hvordan du kommer ind
En reservation af et skrivebord er ikke i sig selv adgang til bygningen. Spørg den lokale kontakt, om dit sædvanlige adgangskort virker, hvor du henvender dig, og hvad du gør, hvis du ankommer uden for receptionens åbningstid. Del ikke adgangskoder eller personlige kort for at løse en uklar aftale.
Følg stedets faktiske rutine for ankomst og eventuelt check-in. Antag ikke, at gæsteregistrering, døradgang og bekræftelse af en plads er samme handling.
Ret bookingen, når rejsen ændrer sig
Hvis du skifter kontor eller bliver forsinket, så kontrollér den eksisterende reservation. Ret eller annullér den efter jeres procedure, og afklar en ny plads på den rigtige lokation. Undersøg også eventuelle separate aftaler om møder, frokost og parkering. De ændres ikke nødvendigvis sammen med skrivebordet.
Test forløbet med en besøgende kollega
MyDesk understøtter skrivebordsbooking på flere lokationer og visning af pladser på plantegninger. Den enkelte medarbejders muligheder afhænger af virksomhedens opsætning. Afprøv derfor forløbet med en kollega, der normalt arbejder på en anden adresse.
Lad kollegaen finde lokationen, vælge en relevant plads og få forklaret ankomsten. Notér manglende oplysninger, og udpeg en lokal ansvarlig, som holder vejledningen ajour. Det er en konkret test af hele besøget, ikke kun af reservationsknappen.