Empieza por la dirección correcta
Cuando trabajas en otra oficina, la reserva debe ajustarse tanto al lugar como a las tareas del día. Comprueba la sede, la fecha y el horario antes de elegir un puesto. Un nombre de sala conocido no basta: dos oficinas pueden usar el mismo nombre.
Busca la dirección, la entrada y la planta en las indicaciones locales de la empresa. Prevé tiempo de desplazamiento si vas a pasar por dos direcciones el mismo día. Para oficinas en distintas zonas horarias, aclara también a qué hora local se refiere el acuerdo.
Elige el puesto según el trabajo
Un puesto libre no es necesariamente el adecuado. Revisa el equipamiento indicado y la zona que lo rodea. Acuerda con el equipo si necesitáis sentaros juntos y averigua dónde podéis conversar y celebrar videollamadas sin molestar a los demás.
- ¿Tiene el puesto el equipamiento que necesitas y debes llevar un adaptador?
- ¿Es una zona adecuada para concentrarse o colaborar?
- ¿Se han organizado por separado sala de reuniones, aparcamiento y comida si los necesitas?
Acuerda cómo entrar
Una reserva de puesto no concede por sí sola acceso al edificio. Pregunta al contacto local si funciona tu tarjeta habitual, dónde debes presentarte y qué hacer fuera del horario de recepción. No compartas códigos de acceso ni tarjetas personales para resolver un acuerdo poco claro.
Sigue el procedimiento real de llegada y, si corresponde, de registro de entrada de esa sede. No supongas que registrar visitantes, abrir puertas y confirmar un puesto son la misma acción.
Actualiza la reserva si cambia el viaje
Si cambias de oficina o te retrasas, revisa la reserva existente. Modifícala o cancélala según vuestro procedimiento y acuerda un nuevo puesto en la sede correcta. Comprueba también los acuerdos separados sobre reuniones, comida y aparcamiento. No necesariamente cambian junto con la reserva del puesto.
Prueba el proceso con un compañero de otra sede
MyDesk permite reservar puestos en varias sedes y mostrarlos en planos. Las opciones de cada empleado dependen de la configuración de la empresa. Por eso, prueba el proceso con alguien que normalmente trabaje en otra dirección.
Pide a esa persona que encuentre la sede, elija un puesto adecuado y reciba las indicaciones de llegada. Anota la información que falta y designa a un responsable local para mantener las instrucciones al día. Así pruebas la visita completa, no solo el botón de reserva.