Begynn med riktig adresse
Når du jobber på et annet kontor, må bookingen passe til både stedet og dagens oppgaver. Kontroller lokasjon, dato og tidsrom før du velger en plass. Et kjent romnavn er ikke nok: to kontorer kan bruke samme navn.
Finn gateadresse, inngang og etasje i bedriftens lokale veiledning. Sett av reisetid hvis du skal mellom to adresser samme dag. For kontorer i ulike tidssoner bør dere også avklare hvilket lokalt klokkeslett avtalen gjelder.
Velg plass etter arbeidet
En ledig plass er ikke nødvendigvis den riktige. Sjekk det oppførte utstyret og området rundt plassen. Avtal med teamet om dere skal sitte sammen, og undersøk hvor samtaler og videomøter kan foregå uten å forstyrre andre.
- Har plassen utstyret du trenger, og må du ta med en adapter?
- Passer området til konsentrert arbeid eller samarbeid?
- Er møterom, parkering og lunsj avklart separat hvis du trenger det?
Avtal hvordan du kommer inn
En reservasjon av en kontorplass gir ikke i seg selv adgang til bygningen. Spør den lokale kontakten om det vanlige adgangskortet ditt virker, hvor du skal henvende deg, og hva du gjør utenfor resepsjonens åpningstid. Ikke del adgangskoder eller personlige kort for å løse en uklar avtale.
Følg stedets faktiske rutine for ankomst og eventuell innsjekking. Ikke anta at besøksregistrering, døradgang og bekreftelse av en plass er samme handling.
Endre bookingen når reiseplanen endrer seg
Hvis du bytter kontor eller blir forsinket, sjekk den eksisterende reservasjonen. Endre eller avbestill etter deres rutine, og avklar en ny plass på riktig lokasjon. Sjekk også eventuelle separate avtaler om møter, lunsj og parkering. De endres ikke nødvendigvis sammen med kontorplassen.
Test forløpet med en besøkende kollega
MyDesk støtter booking av kontorplasser på flere lokasjoner og visning av plasser på plantegninger. Den enkelte medarbeiderens muligheter avhenger av bedriftens oppsett. Test derfor forløpet med en kollega som vanligvis jobber på en annen adresse.
La kollegaen finne lokasjonen, velge en egnet plass og få forklart ankomsten. Noter manglende informasjon, og utpek en lokal ansvarlig som holder veiledningen oppdatert. Det er en konkret test av hele besøket, ikke bare av reservasjonsknappen.