Commencez par la bonne adresse
Lorsque vous travaillez dans un autre bureau, la réservation doit correspondre au lieu et aux tâches de la journée. Vérifiez le site, la date et le créneau avant de choisir un poste. Un nom de salle familier ne suffit pas : deux bureaux peuvent utiliser le même nom.
Retrouvez l’adresse, l’entrée et l’étage dans les consignes locales de votre entreprise. Prévoyez le trajet si vous passez par deux adresses le même jour. Pour des bureaux situés dans des fuseaux horaires différents, précisez aussi l’heure locale concernée.
Choisissez un poste adapté au travail
Un poste disponible n’est pas forcément le bon. Vérifiez l’équipement indiqué et la zone environnante. Convenez avec l’équipe de la nécessité de vous installer ensemble et renseignez-vous sur les endroits où discuter et participer à des visioconférences sans déranger.
- Le poste dispose-t-il de l’équipement nécessaire et devez-vous apporter un adaptateur ?
- La zone convient-elle au travail de concentration ou à la collaboration ?
- Avez-vous organisé séparément la salle de réunion, le parking et le déjeuner si nécessaire ?
Convenez des modalités d’entrée
Une réservation de poste ne donne pas, à elle seule, accès au bâtiment. Demandez au contact local si votre badge habituel fonctionne, où vous présenter et que faire en dehors des horaires de réception. Ne partagez ni codes d’accès ni badges personnels pour résoudre une consigne imprécise.
Suivez la procédure réelle du site pour l’arrivée et, le cas échéant, l’enregistrement. Ne supposez pas que l’enregistrement des visiteurs, l’accès aux portes et la confirmation d’un poste constituent une seule action.
Modifiez la réservation si le déplacement change
Si vous changez de bureau ou êtes en retard, vérifiez la réservation existante. Modifiez-la ou annulez-la selon votre procédure, puis convenez d’un nouveau poste sur le bon site. Vérifiez aussi les accords distincts concernant les réunions, le déjeuner et le parking. Ils ne changent pas nécessairement avec la réservation du poste.
Testez le parcours avec un collègue d’un autre site
MyDesk permet de réserver des postes sur plusieurs sites et de les afficher sur des plans. Les possibilités de chaque collaborateur dépendent de la configuration de l’entreprise. Testez donc le parcours avec quelqu’un qui travaille habituellement à une autre adresse.
Invitez cette personne à trouver le site, choisir un poste adapté et se faire expliquer les modalités d’arrivée. Notez les informations manquantes et désignez un responsable local pour maintenir les consignes à jour. Vous testez ainsi toute la visite, pas seulement le bouton de réservation.
Découvrez la réservation de postes avec MyDesk.
Lisez aussi comment planifier des journées de bureau communes.