Börja med rätt adress
När du arbetar på ett annat kontor behöver bokningen passa både platsen och dagens uppgifter. Kontrollera kontor, datum och tid innan du väljer en arbetsplats. Ett bekant rumsnamn räcker inte: två kontor kan använda samma namn.
Hitta gatuadress, ingång och våningsplan i företagets lokala instruktioner. Avsätt restid om du ska mellan två adresser samma dag. För kontor i olika tidszoner bör ni även klargöra vilken lokal tid som gäller.
Välj arbetsplats efter arbetet
En ledig arbetsplats är inte nödvändigtvis rätt. Kontrollera den angivna utrustningen och området runt platsen. Kom överens med teamet om ni ska sitta tillsammans och undersök var samtal och videomöten kan hållas utan att störa andra.
- Har arbetsplatsen den utrustning du behöver, och ska du ta med en adapter?
- Passar området för koncentrerat arbete eller samarbete?
- Har mötesrum, parkering och lunch ordnats separat om du behöver dem?
Kom överens om hur du kommer in
En skrivbordsbokning ger inte i sig tillträde till byggnaden. Fråga den lokala kontaktpersonen om ditt vanliga passerkort fungerar, vart du ska gå och vad du gör utanför receptionens öppettider. Dela inte koder eller personliga kort för att lösa oklara överenskommelser.
Följ kontorets faktiska rutin för ankomst och eventuell incheckning. Utgå inte från att besöksregistrering, dörrpassage och bekräftelse av en arbetsplats är samma åtgärd.
Ändra bokningen när resplanen ändras
Kontrollera din befintliga bokning om du byter kontor eller blir försenad. Ändra eller avboka enligt er rutin och ordna en ny arbetsplats på rätt kontor. Kontrollera även separata överenskommelser om möten, lunch och parkering. De ändras inte nödvändigtvis tillsammans med skrivbordet.
Testa förloppet med en besökande kollega
MyDesk stöder skrivbordsbokning på flera kontor och visning av arbetsplatser på planritningar. Medarbetarens möjligheter beror på företagets konfiguration. Testa därför förloppet med en kollega som normalt arbetar på en annan adress.
Låt kollegan hitta kontoret, välja en lämplig arbetsplats och få ankomsten förklarad. Notera saknad information och utse en lokalt ansvarig som håller instruktionerna aktuella. Det är ett konkret test av hela besöket, inte bara av bokningsknappen.