Hvordan beregner man belægningsgraden?
For et bestemt tidspunkt kan I beregne andelen af pladser i brug som: antal pladser registreret i brug divideret med antal tilgængelige pladser, ganget med 100. Angiv altid området, tidspunktet og den måde, brugen er registreret på. I denne guide skelner vi mellem et øjebliksbillede og en opgørelse over tid.
Et tænkt eksempel: Et område har 40 tilgængelige skriveborde. Ved en optælling kl. 10 er 24 i brug. Andelen er 24 / 40 × 100 = 60 %. Det fortæller ikke, at de samme pladser er optaget resten af dagen.
Pladser på et tidspunkt eller timer over en periode?
Ved en tidsbaseret opgørelse skal både tæller og nævner være i samme enhed. Beregn registrerede brugstimer divideret med tilgængelige pladstimer, ganget med 100. Ti pladser, der hver er tilgængelige i otte timer, giver 80 pladstimer. Er der registreret 40 brugstimer, er andelen 50 %. Tallene er et regneeksempel, ikke en måling fra en kunde.
Tæl ikke blot alle pladser, der har været brugt én gang i løbet af dagen, og kald resultatet en tidsbaseret belægning. En plads brugt i en halv time og en plads brugt hele dagen bidrager forskelligt til brugstimerne.
Hold bookinger og registreret brug adskilt
- Bookingdata viser reserveret kapacitet. En reservation er ikke i sig selv en bekræftelse på, at pladsen bruges.
- Check-in viser en registreret ankomst. Det fortæller ikke nødvendigvis, hvornår personen forlod pladsen.
- Sensordata viser den aktivitet eller tilstedeværelse, det valgte udstyr kan registrere. Afklar måleområde, intervaller og håndtering af manglende data.
Hvis I kun har reservationer, så navngiv tallet som en bookingandel. Sammenlign kun bookinger og brug, når områder, tidsrum og kapacitetsgrundlag passer sammen. Et hul i sensordata bør ikke uden videre tælles som en ledig plads.
Brug samme kapacitetsgrundlag hver gang
Beskriv, hvilke pladser der indgår. En lukket etage eller en plads under reparation bør håndteres efter en tydelig regel. Ændrer I antallet af tilgængelige pladser, skal det fremgå af opgørelsen. Ellers kan procenten ændre sig, selv om brugen er den samme.
Sammenlign tilsvarende ugedage og tidsrum, og se også på de travle perioder. Et ugegennemsnit kan skjule, at et team mangler egnede pladser tirsdag formiddag. Tallet siger heller ikke alene noget om støj, udstyr eller behovet for at sidde sammen.
Fra beregning til en beslutning
Notér fem ting sammen med resultatet: område, periode, datakilde, tilgængelig kapacitet og beregningsmetode. Undersøg derefter udsvingene og tal med dem, der bruger området, før I ændrer indretning eller antal pladser.
MyDesk kan sammenholde bookinger med registreret aktivitet gennem den aftalte sensoropsætning. Målinger og opdateringsrytme afhænger af udstyret og reglerne. Se mulighederne i MyDesk Analytics og læs om integrationen med IoT-Fabrikken.
Brug vores overblik over space management, hvis I skal omsætte indsigten til pladsplanlægning. En beregning giver et bedre beslutningsgrundlag, når forudsætningerne er synlige; den fastlægger ikke alene, hvor mange pladser kontoret bør have.