Billund Kommune: Strømlinet mødehåndtering og forplejning med MyDesk

Problemet

Billund Kommune administrerer en kompleks organisation med mange ansatte fordelt på flere lokationer i Grindsted og omegn. Tidligere var koordineringen af interne møder og de tilhørende ressourcer præget af manuelle processer, hvilket skabte et behov for en mere centraliseret tilgang. Det var afgørende at finde et system, der kunne binde planlægningen tættere sammen.

Inden for den offentlige sektor og civic-organisationer er effektiv ressourcestyring altid i fokus, da mange afdelinger deler de samme faciliteter. Udfordringen består ofte i at sikre, at mødelokaler udnyttes optimalt, og at logistikken omkring serviceydelser følger med uden gnidninger. Uden et integreret system kan der let opstå misforståelser omkring reservationer og bestillinger.

Kommunen ønskede derfor at implementere en løsning, der kunne automatisere arbejdsgangen fra det øjeblik, et møde planlægges. Valget faldt på MyDesk for at skabe en sammenhængende brugeroplevelse, hvor både lokaler og forplejning kunne håndteres i én arbejdsgang. Målet var at fjerne de administrative barrierer for medarbejderne i hverdagen.

Løsningen

MyDesk har leveret en skræddersyet løsning til Billund Kommune, der fokuserer på de to kerneområder: mødelokalebooking og mødelokaleforplejning. Vi har implementeret et system, der er fuldt integreret med kommunens eksisterende kalenderstruktur, hvilket gør det muligt at booke faciliteter direkte i den vante arbejdsgang. Løsningen sikrer, at alle tilgængelige lokaler er synlige for medarbejderne på tværs af organisationen.

Som en central del af leverancen har vi opsat modulet til mødelokaleforplejning, som gør det muligt at bestille mad og drikke direkte i forbindelse med lokalereservationen. Systemet automatiserer kommunikationen mellem mødebookeren og kantinen eller servicepersonalet. Dette sikrer, at alle relevante data om tidspunkter, antal deltagere og specifikke ønsker videregives korrekt og rettidigt.

Løsningen er konfigureret til at håndtere de administrative regler, der er unikke for en kommunal institution. Vi har givet Billund Kommune et værktøj, hvor administratorer nemt kan styre rettigheder og få indsigt i lokalerne. MyDesks platform fungerer nu som det centrale bindeled, der holder styr på både de fysiske rammer og den tilhørende service.

Resultatet

Implementeringen hos Billund Kommune har resulteret i et markant bedre overblik over organisationens mødefaciliteter. Medarbejderne har fået en intuitiv platform, hvor de hurtigt kan finde et ledigt lokale, der matcher deres behov, uden at skulle bruge tid på usikkerhed omkring tilgængelighed. Den visuelle repræsentation af ledige tider gør planlægningen langt mere flydende.

Integrationen af forplejningsbestilling har skabt en mere professionel og struktureret proces for både bestilleren og servicepersonalet. Ved at samle reservation og bestilling ét sted minimeres risikoen for fejlbestillinger og glemte detaljer. Dette skaber en tryghed i organisationen, da alle parter ved, at logistikken er på plads, før mødet overhovedet starter.

Samlet set har Billund Kommune opnået en mere moderne arbejdsplads, hvor administrative rutiner er blevet forenklet. Den øgede gennemsigtighed omkring ressourceforbruget giver ledelsen et bedre grundlag for at forstå, hvordan husets rammer bedst bringes i spil. Det har skabt en hverdag med færre manuelle afbrydelser og et stærkere fokus på kerneopgaverne.