AP Ejendomme: Strømlinet administration af moderne kontorfællesskaber

Problemet

AP Ejendomme på Østbanegade står som administrator for et dynamisk kontorfællesskab, hvor flere virksomheder deler faciliteter og ressourcer under samme tag. Tidligere krævede koordineringen af de fælles mødelokaler og modtagelsen af gæster en del manuel håndtering for at sikre, at alle lejere følte sig prioriteret. Uden et centralt system var det en udfordring at skabe gennemsigtighed på tværs af de forskellige lejemål.

I ejendoms- og pensionsbranchen er professionalisme og sikkerhed afgørende, når eksterne gæster og samarbejdspartnere besøger lokationen i Nordhavn. Der opstår ofte behov for et præcist overblik over, hvem der befinder sig i bygningen, samtidig med at bookingprocessen for fællesarealer skal fungere gnidningsløst. Manuelle lister og ad hoc-løsninger til mødebookinger kan hurtigt føre til dobbeltbookinger og frustrationer blandt brugerne.

Behovet opstod derfor for en samlet digital platform, der kunne binde kontorfællesskabets funktioner sammen og gøre dagligdagen lettere for både administratorer og lejere. Man søgte en løsning, der kunne håndtere alt fra gæsternes ankomst til bestilling af forplejning i ét flow. Målet var at skabe en moderne og professionel ramme, der matchede de eksklusive omgivelser på Østbanegade.

Løsningen

MyDesk har leveret en skræddersyet pakke bestående af gæsteregistrering, mødelokalebooking og MyDesk Planner til AP Ejendomme. Til gæstehåndteringen har vi implementeret vores modul sammen med digitale E-ink gæstekort, som er leveret i et stilrent, sort design uden logo. Dette anonyme design sikrer, at kortene kan anvendes universelt på tværs af alle de virksomheder, der lejer sig ind i bygningen, hvilket skaber en ensartet oplevelse.

For at optimere udnyttelsen af de fælles faciliteter har vi udrullet vores mødelokale- og forplejningsmodul. Gennem MyDesk Planner får lejerne nu et komplet visuelt overblik over ledige lokaler på tværs af virksomhedsskel, hvilket gør planlægningen langt mere intuitiv. Systemet er sat op til også at håndtere bestilling af mad og drikke direkte i forbindelse med bookingen, så alt er koordineret med kantinen eller køkkenet på forhånd.

Løsningen fungerer som et centralt bindeled i kontorfællesskabet, hvor hver enkelt lejer logger ind og administrerer deres egne behov. Ved at integrere disse funktioner i MyDesk, har AP Ejendomme fået et værktøj, der automatiserer flowet fra gæstens ankomst i receptionen til afviklingen af det professionelle møde inde i lokalerne. Det sikrer en smidig drift og en logistisk enkelhed for ejendommens administratorer.

Resultatet

Implementeringen af MyDesks løsninger har givet AP Ejendomme et markant forbedret overblik over aktiviteterne i deres kontorfællesskab. Lejerne har fået adgang til en brugervenlig platform, hvor de selvstændigt kan se, booke og dele møderessourcer uden at skulle kontakte administrationen. Dette har skabt en højere grad af gennemsigtighed og fair udnyttelse af de fælles kvadratmeter på Østbanegade.

Gæsteregistreringen med de elegante E-ink kort har løftet den professionelle modtagelse, så gæster føler sig velkomne og set fra det øjeblik, de træder ind ad døren. Da gæstekortene er neutrale, passer de altid til den virksomhed, der får besøg, hvilket understøtter kontorfællesskabets identitet som en moderne og fleksibel arbejdsplads. Sikkerheden og overblikket over besøgende er nu altid digitalt tilgængeligt og ajourført.

Hverdagen er blevet markant lettere for både administratorer og lejere, da fejlbookinger og forglemmelser omkring forplejning minimeres gennem de automatiserede flows. Ved at samle besøgsstyring og ressourceplanlægning i ét system, har AP Ejendomme fremtidssikret deres faciliteter og skabt et fundament for en gnidningsløs fælles kontorkultur. Samarbejdet og logistikken på tværs af de mange virksomheder kører nu i en fast og digital struktur.