Du kommer till kontoret för att bolla en arbetsuppgift. Din närmaste kollega arbetar hemma och projektgruppen kommer in nästa dag. Alla har följt sina egna planer, men ni får inte den tid tillsammans som var syftet med att åka in.
En veckoplan kan göra det lättare att träffas. Den behöver inte vara omfattande, men den ska visa varför ni kommer in, vilka som deltar och vad som händer när planen ändras.
1. Välj arbetsuppgifterna innan ni väljer dagarna
Titta på den kommande veckans arbete. Vilka uppgifter kommer ni att lösa tillsammans i ett rum? Det kan vara att starta ett projekt, utbilda en ny kollega eller granska ett utkast. Låt de specifika uppgifterna styra vem som behöver vara närvarande.
Vissa team har nytta av en fast gemensam dag. Andra träffas kring särskilda projekt. Välj en rytm som fungerar för er och klargör även behov av koncentration, arbetstider och individuella hänsyn.
2. Kom överens om en deadline och en plats för planen
Bestäm när planen för nästa vecka ska vara klar, till exempel torsdag eftermiddag. Skriv planen i den gemensamma kalender eller kanal ni redan använder och utse någon som följer upp det som ännu inte är bestämt.
Skilj mellan en provisorisk plan och en överenskommen kontorsdag. Annars kan kollegor boka plats eller planera transporter på fel grund.
3. Hitta arbetsplatser som passar uppgiften
Kontrollera kapaciteten innan hela teamet väljer samma dag. Behöver ni platser bredvid varandra, ett mötesrum eller ett lugnt område? En ledig stol är inte alltid en lämplig arbetsplats för uppgiften.
Med MyDesk skrivbordsbokning kan medarbetare se lediga platser på planritningar och boka nära kollegor. Använd bokningen för att genomföra teamets plan och följ reglerna för era områden och platser.
4. Planera för ändringar och deltagare på distans
Kom överens om hur ni meddelar en ändrad kontorsdag. Frigör en bokad plats om den inte längre behövs. Om en nyckelperson får förhinder, avgör om den gemensamma aktiviteten fortfarande är meningsfull.
Om någon ska delta hemifrån ska inbjudan innehålla en videolänk och en tydlig agenda. Dela materialet i förväg och se till att deltagarna på skärmen också kan tala.
Ett exempel på ett enkelt veckoschema
En projektgrupp väljer tisdag för att gå igenom en prototyp. Senast torsdag veckan innan bekräftar deltagarna att de kommer. Gruppen bokar lämpliga arbetsplatser och ett rum för genomgången. Ändringar meddelas i projektets kanal och materialet delas med kollegan som deltar hemifrån.
Exemplet är en möjlig rutin som ni kan anpassa till er arbetsvecka. Det avgörande är att planen hjälper er att lösa uppgiften tillsammans.
Följ upp efter de första veckorna
Fråga teamet om de gemensamma dagarna gav den tid tillsammans som ni önskade. Var rätt personer på plats? Var arbetsplatserna lämpliga? Var det lätt att ändra planen? Anpassa rytmen utifrån svaren.
Se även vår översikt över hybridarbete för de övergripande överenskommelserna om kontor och hemarbete. En bra veckoplan gör dessa överenskommelser konkreta i vardagen.