Bestäm rollen innan inbjudan skickas
När en PA, receptionist eller kollega hjälper till med ett möte bör det vara tydligt vem som ska stå som organisatör. Den som samordnar tid och lokal är inte nödvändigtvis den som ska ansvara för mötesinbjudan. Bestäm också vem som följer upp om planerna ändras.
Skilj mellan att skapa ett möte i din egen kalender och bjuda in kollegan som deltagare och att planera för kollegans räkning i den överenskomna kalendern. Kontrollera vem som anges som organisatör innan inbjudan skickas.
Klargör behörigheter och vald kalender
Att kunna se lediga tider i en kollegas kalender ger inte i sig rätt att skapa, ändra eller avboka möten för personens räkning. Be den kalenderansvariga eller IT kontrollera åtkomsten i den lösning och klient ni faktiskt använder.
Outlook på webben stöder bokning för kalenderägarens räkning med relevanta behörigheter och vald kalender. Följ vägledningen för er Outlook-version; titeln möteskoordinator ger inte automatiskt kalenderbehörigheter.
Utse en ansvarig för varje uppgift
Skriv en kort överenskommelse om förloppet så att både kollegan och den som hjälper till vet vem som sköter varje uppgift. Den kan vara enkel:
- Vem skickar inbjudan och senare ändringar?
- Vem följer deltagarnas svar och lokalens bekräftelse?
- Vem tar över vid frånvaro och stämmer av ändringar med reception eller matsal?
Klargör var svar och meddelanden hamnar i er konfiguration. Testa med en tydligt märkt provinbjudan. Utgå inte från att alla inblandade automatiskt får en kopia av varje meddelande.
Kontrollera lokalen och kringarrangemang separat
Vid en ändring ska den ansvariga kontrollera mötestid, deltagare och lokalens status. Om förtäring har beställts eller besökare registrerats behöver det även framgå vem som kontrollerar de arrangemangen. En skickad mötesuppdatering bevisar inte ensam att alla praktiska ändringar har bekräftats.
Testa arbetssättet med era egna användare
MyDesk Planner riktar sig bland annat till receptioner och PA:er som planerar för andras räkning. Lokaler och behörigheter anpassas till företagets kalenderkonfiguration. Att kunna se ett möte bevisar därför inte i sig att en viss användare får ändra det.
Testa att skapa, ändra tid och avboka med berörda användare och ett överenskommet testrum. Kontrollera angiven organisatör, inbjudningar och svar. Använd resultatet för att beskriva en fast rutin som även en kollega kan följa vid frånvaro.
Se MyDesk Planner för planering för andras räkning.
Läs också om ändringar av återkommande möten.
Läs Microsofts vägledning om andras kalendrar i Outlook på webben (på engelska).