Die Rolle vor dem Versand der Einladung vereinbaren
Wenn eine Assistenz, die Rezeption oder ein Kollege bei einem Meeting hilft, sollte klar sein, wer als Organisator eingetragen wird. Wer Zeit und Raum koordiniert, muss nicht zugleich für die Einladung verantwortlich sein. Vereinbaren Sie auch, wer bei geänderten Plänen nachfasst.
Unterscheiden Sie zwischen einem Meeting in Ihrem eigenen Kalender, zu dem Sie den Kollegen als Teilnehmer einladen, und der Planung in dessen Auftrag im vereinbarten Kalender. Prüfen Sie vor dem Versand, wer als Organisator angegeben ist.
Berechtigungen und ausgewählten Kalender klären
Freie Zeiten im Kalender eines Kollegen sehen zu können, berechtigt für sich genommen nicht dazu, Meetings in dessen Auftrag zu erstellen, zu ändern oder abzusagen. Lassen Sie die Kalenderverantwortlichen oder die IT den Zugriff in der tatsächlich verwendeten Lösung und Anwendung prüfen.
Outlook im Web unterstützt die Planung im Auftrag des Kalenderinhabers mit den entsprechenden Berechtigungen und dem ausgewählten Kalender. Nutzen Sie die Anleitung für Ihre Outlook-Version; die Bezeichnung Meetingkoordinator verleiht nicht automatisch Kalenderrechte.
Für jede Aufgabe eine zuständige Person benennen
Halten Sie den Ablauf kurz fest, damit sowohl der Kollege als auch die unterstützende Person wissen, wer welche Aufgabe übernimmt. Eine einfache Vereinbarung reicht:
- Wer versendet die Einladung und spätere Änderungen?
- Wer verfolgt Teilnehmerantworten und Raumbestätigung?
- Wer übernimmt bei Abwesenheit und stimmt Änderungen mit Rezeption oder Kantine ab?
Klären Sie, wo Antworten und Nachrichten in Ihrer Konfiguration eingehen. Testen Sie dies mit einer deutlich gekennzeichneten Testeinladung. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Beteiligten automatisch eine Kopie jeder Nachricht erhalten.
Raum und begleitende Vereinbarungen separat prüfen
Bei einer Änderung sollte die zuständige Person Uhrzeit, Teilnehmer und Raumstatus prüfen. Wurde Bewirtung bestellt oder wurden Besucher registriert, muss auch klar sein, wer diese Vereinbarungen kontrolliert. Eine versendete Meetingaktualisierung allein beweist nicht, dass alle praktischen Änderungen bestätigt sind.
Den Ablauf mit Ihren eigenen Benutzern erproben
MyDesk Planner richtet sich unter anderem an Rezeptionen und Assistenzen, die im Auftrag anderer planen. Räume und Berechtigungen werden mit der Kalenderkonfiguration des Unternehmens abgestimmt. Ein Meeting sehen zu können, belegt daher nicht automatisch die Änderungsberechtigung des einzelnen Benutzers.
Testen Sie Erstellung, Zeitänderung und Absage mit den relevanten Benutzern und einem vereinbarten Testraum. Prüfen Sie den angezeigten Organisator, Einladungen und Antworten. Beschreiben Sie anhand des Ergebnisses einen festen Ablauf, den auch ein Kollege bei Abwesenheit befolgen kann.
Entdecken Sie MyDesk Planner für die Planung im Auftrag anderer.
Lesen Sie auch über Änderungen an wiederkehrenden Meetings.
Lesen Sie Microsofts Anleitung zu fremden Kalendern in Outlook im Web (auf Englisch).