Avtal rollen før invitasjonen sendes
Når en PA, resepsjonist eller kollega hjelper til med et møte, bør det være klart hvem som skal stå som arrangør. Den som koordinerer tid og rom, er ikke nødvendigvis den som skal ha ansvar for møteinvitasjonen. Avtal også hvem som følger opp hvis planene endres.
Skill mellom å opprette et møte i din egen kalender og invitere kollegaen som deltaker, og å planlegge på kollegaens vegne i den avtalte kalenderen. Kontroller arrangøropplysningene før invitasjonen sendes.
Avklar rettigheter og valgt kalender
Å kunne se ledige tider i en kollegas kalender gir ikke i seg selv rett til å opprette, endre eller avlyse møter på vedkommendes vegne. Be den kalenderansvarlige eller IT kontrollere tilgangen i løsningen og klienten dere faktisk bruker.
Outlook på nettet støtter booking på kalendereierens vegne med relevante rettigheter og valgt kalender. Følg veiledningen for deres Outlook-versjon; tittelen møtekoordinator gir ikke automatisk kalenderrettigheter.
Utpek én ansvarlig for hver oppgave
Skriv en kort avtale om forløpet slik at både kollegaen og den som hjelper, vet hvem som håndterer hver oppgave. Den kan være enkel:
- Hvem sender invitasjonen og senere endringer?
- Hvem følger opp deltakernes svar og rommets bekreftelse?
- Hvem tar over ved fravær og avklarer endringer med resepsjon eller kantine?
Avklar hvor svar og meldinger kommer i deres oppsett. Test med en tydelig merket prøveinvitasjon. Ikke anta at alle involverte automatisk får en kopi av hver melding.
Kontroller rom og tilknyttede avtaler separat
Ved en endring skal den ansvarlige kontrollere møtetid, deltakere og rommets status. Er det bestilt servering eller registrert besøkende, må det også fremgå hvem som kontrollerer disse avtalene. En sendt møteoppdatering beviser ikke alene at alle praktiske endringer er bekreftet.
Prøv arbeidsflyten med deres egne brukere
MyDesk Planner er rettet mot blant andre resepsjoner og PA-er som planlegger på vegne av andre. Rom og rettigheter avstemmes med bedriftens kalenderoppsett. Muligheten til å se et møte dokumenterer derfor ikke i seg selv at den enkelte bruker kan endre det.
Prøv opprettelse, en tidsendring og en avlysning med de relevante brukerne og et avtalt testrom. Kontroller arrangøren som vises, invitasjoner og svar. Bruk resultatet til å beskrive en fast rutine som en kollega også kan følge ved fravær.
Se MyDesk Planner for planlegging på vegne av andre.
Les også om endringer i gjentakende møter.
Les Microsofts veiledning om andres kalendere i Outlook på nettet (på engelsk).