Aftal rollen, før invitationen sendes
Når en PA, receptionist eller kollega hjælper med et møde, bør det være klart, hvem der skal stå som arrangør. Den, der koordinerer tid og lokale, er ikke nødvendigvis den, der skal have ansvaret for mødeinvitationen. Aftal også, hvem der følger op, hvis planerne ændrer sig.
Skeln mellem at oprette et møde i din egen kalender og invitere kollegaen som deltager, og at planlægge på kollegaens vegne i den aftalte kalender. Kontrollér arrangøroplysningen, inden invitationen sendes.
Afklar rettigheder og den valgte kalender
At kunne se ledige tider i en kollegas kalender er ikke i sig selv en ret til at oprette, ændre eller aflyse møder på vedkommendes vegne. Få den kalenderansvarlige eller IT til at kontrollere adgangen i den løsning og klient, I faktisk bruger.
Outlook på webben understøtter booking på kalenderens ejers vegne med relevante rettigheder og den valgte kalender. Følg vejledningen til jeres Outlook-version; en titel som mødekoordinator giver ikke automatisk kalenderrettigheder.
Udpeg én ansvarlig for hver opgave
Skriv en kort aftale om forløbet, så både kollegaen og den, der hjælper, ved, hvor opgaven ligger. Den kan være enkel:
- Hvem sender invitationen og de efterfølgende ændringer?
- Hvem følger deltagernes svar og lokalets bekræftelse?
- Hvem tager over ved fravær og afklarer ændringer med reception eller kantine?
Afklar, hvor svar og beskeder lander i jeres opsætning. Test det med en tydeligt mærket prøveinvitation. Antag ikke, at alle involverede automatisk får en kopi af enhver besked.
Kontrollér lokale og følgeaftaler særskilt
Ved en ændring skal den ansvarlige kontrollere mødetid, deltagere og lokalets status. Er der bestilt forplejning eller registreret gæster, skal det også fremgå, hvem der kontrollerer de aftaler. En udsendt mødeopdatering er ikke alene bevis for, at alle praktiske ændringer er bekræftet.
Afprøv arbejdsgangen med jeres egne brugere
MyDesk Planner er rettet mod blandt andre receptioner og PA’er, der planlægger på vegne af andre. Lokaler og rettigheder afstemmes med virksomhedens kalenderopsætning. Muligheden for at se et møde er derfor ikke i sig selv dokumentation for, at den enkelte bruger må ændre det.
Afprøv oprettelse, en tidsændring og en aflysning med de relevante brugere og et aftalt testlokale. Kontrollér den viste arrangør, invitationer og svar. Brug resultatet til at beskrive en fast rutine, som en kollega også kan følge under fravær.
Se MyDesk Planner til planlægning på andres vegne.
Læs også om ændringer i gentagne møder.
Læs Microsofts vejledning til andres kalendere i Outlook på webben (på engelsk).