Convenez du rôle de chacun avant l’envoi
Lorsqu’un assistant, un réceptionniste ou un collègue aide à préparer une réunion, il faut savoir qui figurera comme organisateur. La personne qui coordonne l’heure et la salle n’est pas nécessairement responsable de l’invitation. Convenez aussi de qui assurera le suivi si les plans changent.
Distinguez la création d’une réunion dans votre propre calendrier avec le collègue comme participant de la planification pour son compte dans le calendrier convenu. Vérifiez l’organisateur indiqué avant d’envoyer l’invitation.
Clarifiez les autorisations et le calendrier choisi
Voir les créneaux libres dans le calendrier d’un collègue n’autorise pas, à lui seul, à créer, modifier ou annuler des réunions pour son compte. Demandez au responsable du calendrier ou au service informatique de vérifier l’accès dans la solution et le client réellement utilisés.
Outlook sur le web permet de planifier pour le compte du propriétaire du calendrier avec les autorisations requises et le calendrier sélectionné. Suivez les consignes correspondant à votre version d’Outlook ; le titre de coordinateur de réunions ne donne pas automatiquement des droits sur le calendrier.
Désignez un responsable pour chaque tâche
Rédigez un bref accord sur le déroulement afin que le collègue et la personne qui l’aide sachent qui fait quoi. Il peut rester simple :
- Qui envoie l’invitation et les modifications ultérieures ?
- Qui suit les réponses des participants et la confirmation de la salle ?
- Qui prend le relais en cas d’absence et coordonne les changements avec la réception ou la cantine ?
Précisez où arrivent les réponses et les messages dans votre configuration. Testez avec une invitation d’essai clairement identifiée. Ne supposez pas que toutes les personnes concernées reçoivent automatiquement une copie de chaque message.
Vérifiez séparément la salle et les dispositions associées
En cas de modification, le responsable doit vérifier l’heure, les participants et le statut de la salle. Si des prestations de restauration ont été commandées ou des visiteurs enregistrés, précisez aussi qui vérifie ces dispositions. L’envoi d’une mise à jour ne prouve pas à lui seul que tous les changements pratiques sont confirmés.
Testez le parcours avec vos propres utilisateurs
MyDesk Planner s’adresse notamment aux réceptions et aux assistants qui planifient pour le compte d’autres personnes. Les salles et les autorisations sont adaptées à la configuration du calendrier de l’entreprise. Pouvoir voir une réunion ne prouve donc pas, à lui seul, qu’un utilisateur donné peut la modifier.
Testez la création, un changement d’heure et une annulation avec les utilisateurs concernés et une salle de test convenue. Vérifiez l’organisateur affiché, les invitations et les réponses. Décrivez à partir du résultat une procédure qu’un collègue pourra aussi suivre pendant les absences.
Découvrez MyDesk Planner pour planifier pour le compte d’autres personnes.
Lisez aussi les conseils sur les modifications des réunions récurrentes.
Lisez le guide Microsoft sur les calendriers d’autrui dans Outlook sur le web (en anglais).