Acuerda el papel de cada persona antes de enviar
Cuando un asistente, recepcionista o compañero ayuda con una reunión, debe quedar claro quién figurará como organizador. Quien coordina hora y sala no tiene por qué asumir la responsabilidad de la invitación. Acordad también quién hará seguimiento si cambian los planes.
Distingue entre crear una reunión en tu propio calendario e invitar al compañero como participante, y planificar en su nombre en el calendario acordado. Comprueba los datos del organizador antes de enviar la invitación.
Aclara los permisos y el calendario seleccionado
Poder ver horas libres en el calendario de un compañero no otorga por sí solo permiso para crear, modificar o cancelar reuniones en su nombre. Pide al responsable del calendario o a TI que revise el acceso en la solución y el cliente que utilizáis.
Outlook en la web permite programar en nombre del propietario del calendario con los permisos pertinentes y el calendario seleccionado. Sigue las instrucciones para vuestra versión de Outlook; el cargo de coordinador de reuniones no concede automáticamente permisos de calendario.
Asigna una persona responsable a cada tarea
Escribid un acuerdo breve sobre el proceso para que tanto el compañero como quien ayuda sepan a quién corresponde cada tarea. Puede ser sencillo:
- ¿Quién envía la invitación y los cambios posteriores?
- ¿Quién sigue las respuestas de los participantes y la confirmación de la sala?
- ¿Quién toma el relevo en las ausencias y coordina cambios con recepción o el comedor?
Aclarad dónde se reciben las respuestas y los mensajes en vuestra configuración. Probadlo con una invitación de prueba claramente identificada. No supongáis que todos los implicados reciben automáticamente copia de cada mensaje.
Comprueba por separado la sala y los acuerdos asociados
Ante un cambio, la persona responsable debe revisar hora, participantes y estado de la sala. Si se ha pedido catering o registrado visitantes, también debe quedar claro quién comprueba esos acuerdos. Enviar una actualización no demuestra por sí solo que todos los cambios prácticos estén confirmados.
Prueba el proceso con vuestros propios usuarios
MyDesk Planner está pensado, entre otros, para recepción y asistentes que planifican en nombre de otras personas. Las salas y los permisos se ajustan a la configuración de calendario de la empresa. Poder ver una reunión no demuestra por sí solo que un usuario concreto pueda modificarla.
Probad la creación, un cambio de hora y una cancelación con los usuarios pertinentes y una sala de prueba acordada. Revisad el organizador mostrado, las invitaciones y las respuestas. Utilizad el resultado para describir una rutina que otro compañero pueda seguir durante las ausencias.
Consulta MyDesk Planner para planificar en nombre de otras personas.
Lee también sobre cambios en reuniones periódicas.
Lee la guía de Microsoft sobre calendarios ajenos en Outlook en la web (en inglés).