Spreek de rol af vóór de uitnodiging wordt verstuurd
Als een assistent, receptionist of collega helpt bij een vergadering, moet duidelijk zijn wie als organisator wordt vermeld. Wie tijd en ruimte afstemt, hoeft niet de verantwoordelijke voor de uitnodiging te zijn. Spreek ook af wie opvolgt als plannen veranderen.
Maak onderscheid tussen een vergadering in je eigen agenda maken en je collega als deelnemer uitnodigen, en namens de collega plannen in de afgesproken agenda. Controleer vóór verzending wie als organisator wordt vermeld.
Verduidelijk rechten en de gekozen agenda
Vrije tijden in de agenda van een collega kunnen zien, geeft op zichzelf geen recht om namens die persoon vergaderingen te maken, wijzigen of annuleren. Laat de agendabeheerder of IT de toegang controleren in de oplossing en toepassing die jullie daadwerkelijk gebruiken.
Outlook op het web ondersteunt plannen namens de agenda-eigenaar met de juiste rechten en de gekozen agenda. Volg de instructies voor jullie Outlook-versie; de titel vergadercoördinator geeft niet automatisch agendarechten.
Wijs voor elke taak één verantwoordelijke aan
Leg de werkwijze kort vast zodat zowel de collega als degene die helpt weten wie welke taak uitvoert. Dat kan eenvoudig:
- Wie verstuurt de uitnodiging en latere wijzigingen?
- Wie volgt reacties van deelnemers en de ruimtebevestiging op?
- Wie neemt over bij afwezigheid en stemt wijzigingen af met receptie of kantine?
Spreek af waar reacties en berichten in jullie configuratie binnenkomen. Test dit met een duidelijk gemarkeerde proefuitnodiging. Ga er niet van uit dat alle betrokkenen automatisch een kopie van elk bericht krijgen.
Controleer ruimte en bijkomende afspraken apart
Bij een wijziging controleert de verantwoordelijke tijd, deelnemers en ruimtestatus. Is catering besteld of zijn bezoekers geregistreerd, leg dan ook vast wie die afspraken controleert. Een verstuurde vergaderupdate bewijst op zichzelf niet dat alle praktische wijzigingen zijn bevestigd.
Test de werkwijze met jullie eigen gebruikers
MyDesk Planner is onder meer bedoeld voor recepties en assistenten die namens anderen plannen. Ruimtes en rechten worden afgestemd op de agenda-inrichting van het bedrijf. Een vergadering kunnen zien, bewijst daarom op zichzelf niet dat een bepaalde gebruiker die mag wijzigen.
Test het aanmaken, een tijdwijziging en een annulering met de betrokken gebruikers en een afgesproken testruimte. Controleer de getoonde organisator, uitnodigingen en reacties. Beschrijf met het resultaat een vaste werkwijze die een collega ook bij afwezigheid kan volgen.
Bekijk MyDesk Planner voor planning namens anderen.
Lees ook over wijzigingen in terugkerende vergaderingen.
Lees Microsofts uitleg over agenda’s van anderen in Outlook op het web (in het Engels).